|
|
ГОСТы на УСОРД1. ПЛАН ЛИСТ ВВЕДЕНИЕ 3 (1. ГОСТ 6.38-90 4 (2. ГОСТ 6.30-97 12 (3. ГОСТ 16487-83 14 СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ: 17 ВВЕДЕНИЕ Требования к оформлению документов является государственной программой повышения качества документов. Он устанавливает единые требования к бланкам документов ОРД, дает набор реквизитов и их оформление на бланках. Требования к машинописному изготовлению документов закреплены в ГОСТ 6.38-90 "УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Основным документом, регламентирующим документирование долгое время являлся ГОСТ 6.38-90, а с 1 июля 1998 г. - ГОСТ Р6.30-97. ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-79 ликвидировали разнобой в оформлении организационно-распорядительных документов и установили единые правила их оформления1. В рамках данной работы мы коротко рассмотрим три этих ГОСТа, формуляр-образец документа и его основные реквизиты. Применение бланков документов ускоряет фиксацию и восприятие информации, сокращает трудоемкость работ по документированию, повышает культуру делопроизводства, формализует процессы создания документов и придает им юридическую достоверность. Требования к оформлению документов базируются сегодня на основных положениях государственных стандартов. (1. ГОСТ 6.38-90 Общее количество реквизитов, используемых при составлении организационно-распорядительной документации по ГОСТу 6.38.90 - 31: 1 - Государственный герб России; 2 - эмблема организации или предприятия; 3 - изображение наград; 4 - код предприятия, учреждения или организации по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО); 5 - код форму документа по общесоюзному классификатору управленческой документации; 6 - наименование министерства и ведомства; 7 - наименование учреждения, организации или предприятия; 8 - наименование структурного подразделения; 9 - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, телефакса, телефона, номер счета в банке; 10 - название вида документа; 11 - дата; 12 - индекс; 13 - ссылка на индекс и дату входящего документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - гриф ограничения доступа к документу и т.д.; 16 - адресат, 17 - гриф утверждения; 18 - резолюция; 19 - заголовок к тексту; 20 - отметка о контроле; 21 - текст; 22 - отметка о наличии приложения; 23 - подпись; 24 - гриф согласования; 25 - визы; 26 - печать; 27 - отметка о заверении копий; 28 - фамилия исполнителя и номер его телефона; 29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 30 - отметка о переносе данных на машинный носитель; 31 - отметка о поступлении2. Рассмотрим теперь некоторые из этих реквизитов более подробно. Реквизит 1. "Герб" изображается на бланках документов учреждений, организаций и предприятий только в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Как правило, герб изображается на бланках министерств и ведомств. Круг подведомственных учреждений, которые должны изображать герб на своих бланках, определяет каждое министерство (ведомство) для своей системы. Реквизит 2 "Эмблема организации или предприятия". В качестве эмблемы используется товарный знак, знак обслуживания или логотип. Этот реквизит располагается на левом поле бланка на уровне названия организации. В международной практике в виде эмблемы оформляется краткое наименование учреждения, фирмы, компании (аббревиатура), что способствует лучшему запоминанию и дальнейшей ориентировке именно на этот символ. Если учреждение, организация имеют награды, то реквизит 3 "Изображение наград" может оформляться типографским способом, или же их словесное обозначение вводится в наименование учреждения, организации. Реквизиты 4 и 5 оформляются только в случае машинной обработки. Почтовый и телеграфный адрес указывают в соответствии с требованиями, изложенными в Почтовых правилах. Реквизит "Вид документа" определяет принадлежность данного документа к определенной категории. Реквизит "Дата" проставляется после завершения оформления документа. Датой может быть время составления документа, дата подписания или дата отправки. Кроме того: - при регистрации входящего документа на нижнем поле в правом углу проставляется дата получения документа; - в резолюции руководителя ставится дата резолюции; - дата ставится при утверждении, согласовании, визировании документа; - в отметке о взятии документа на контроль может проставляется дата исполнения документа; - при оформлении реквизита "Исполнитель" проставляется дата отпечатки документа; - на нижнем поле в левом углу ставится дата снятия документа с контроля. Реквизит 12 "Индекс" присваивается каждому документу при регистрации. Он состоит, из условного обозначения структурного подразделения, где документ был подготовлен, номера дела по номенклатуре, и куда подшита его копия, порядкового номера исходящих документов. Реквизит 13 "Ссылка на индекс и дату входящего документа" проставляется только на ответных документах. Оформление этого реквизита сокращает сам процесс оформления документа. Кроме того, наличие данного реквизита позволяет получателю быстро найти копию документа, на который прислан ответ. Дата и номер, на которые идет ссылка переписываются составителем ответа из инициативного документа цифровым способом. Реквизит 14 "Место составления или издания документа" Обозначение города проставляется сокращенно: г. Саратов, г. Тамбов, за исключением Москвы и С.-Петербурга. В этом случае место составления обозначается: Москва, С.-Петербург. Все вышеперечисленные реквизиты являются постоянными и содержат информацию о данном учреждении в составляемом документе и поэтому могут быть оформлены типографским способом. "Стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа, и местом отведенным для переменной называется бланком" Многие организации составляют собственные бланки - стандартные листы бумаги с отпечатанной в типографии постоянной информацией. Реквизит 15 "Гриф ограничения доступа к документу". Данный реквизит в настоящее время не получает широкого применения. На документах все реже встречается отметка "Секретно". "Совершенно секретно". Чаще используется отметка "Для служебного пользования". Реквизит 16 "Адресат". Как уже было отмечено, располагается с правой стороны, напротив углового штампа. Наиболее полный вид данного реквизита: наименование организации (в именительном падеже), наименование структурного подразделения (в именительном падеже), должность лица, которому направляется данный документ (в дательном падеже), фамилия, инициалы. Далее может указываться полный почтовый адрес. Более традиционное оформление данного реквизита, когда происходит объединение должности и наименование организации, которую возглавляет это лицо. Реквизит 17 "Гриф утверждения" рассмотрим совместно с реквизитом гриф согласования (внешнее согласование), поскольку в их оформлении имеется определенное сходство Утверждать и согласовывать документ может конкретный руководитель Поэтому данные реквизиты будут состоять из слов УТВЕРЖДАЮ или СОГЛАСОВАНО, далее идет наименование должности, затем место для подписи расшифровка подписи и дата. Если утверждение или согласование данного документа прошло на заседании коллегиального органа или в распорядительном документе руководителя (распоряжении приказе), то после слов УТВЕРЖДЕНО или СОГЛАСОВАНО идет ссылка на соответствующий документ, его номер и дату Различие в оформлении этих реквизитов в том, что они располагаются в разных позициях реквизит "Гриф утверждения" печатается в правом верхнем углу Реквизит "Гриф согласования" оформляется от нулевой позиции и также может находиться в верхнем левом углу (если документ оформлен не на бланке), или в конце документа после реквизита (подпись). Если грифов согласования несколько, они располагаются на одном уровне, или прикладывается отдельный лист согласовании Реквизит 18 "Резолюция". Данный реквизит оформляется руководителем письменно Она должна быть четкой краткой, конкретной Может включать в себя элементы фамилия и инициалы исполнителя, конкретное задание, срок его исполнения, подпись руководителя и дата резолюции Местоположение данного реквизита - в верхней правой части документа после реквизита "адресат". Резолюция является основанием для взятия документа на контроль. Реквизит 19 "Заголовок к тексту" Оформляется от нулевой позиции и отделяется от текста 3-4 интервалами Наличие данного реквизита позволяет фиксировать содержание данного документа под одной формулировкой как у отправителя, так и у получателя При этом значительно сокращается время регистрации данного документа, поскольку работнику службы ДОУ в этом случае не надо зачитывать текст всего документа и самому формулировать его краткое содержание. Реквизит 20 "Отметка о контроле" располагается напротив реквизита "Заголовок к тексту" и может выражаться заглавной буквой "К", обозначенной ярким цветом (например, красным), а также включать дату исполнения данного документа. Реквизит 21 "Текст" Необходимо выполнять правила, предъявляемые к оформлению данного реквизита Текст служебных документов печатается через 1 или 1,5 межстрочных интервала. Каждый новый аспект его содержания выделяется абзацем Требования к содержанию служебного документа: - документ должен быть посвящен только одному вопросу (такие документы называются простыми). В деятельности учреждения и организации могут возникать и сложные документы Например протоколы, приказы по личному составу. Поскольку на различных совещаниях, собраниях, заседаниях, ход которых протоколируется, как правило, рассматривается несколько вопросов. А приказы по личному составу (в крупных учреждениях, организациях) могут включать в себя несколько фактов, прием, увольнение, предоставление отпуска Текст распорядительных документов, как правило, состоит из двух частей: констатирующей, в которой идет ссылка на документ вышестоящей организации или причины, побудившие издать данный документ. Эта часть в зависимости от вида документа заканчивается словами "постановляет", "постановляю", "приказываю", "предлагаю", далее следует распорядительная часть, которая излагается по пунктам. Каждый пункт должен содержать конкретную задачу по решению общего вопроса, фамилию исполнителя или название структурного подразделения и дату исполнения. В конце может быть включен пункт на кого возлагается контроль за выполнением данного распорядительного документа. Тексты наиболее часто встречающихся документов в деятельности данного учреждения могут быть унифицированы Такие документы называются трафаретными Они включают в себя зафиксированную постоянную информацию и оставляется место для включения переменной информации Таким образом могут быть оформлены заявления справки договоры служебные письма (например письма приглашения письма извещения и т.д.). К этой категории документов могут быть отнесены и анкеты текст которых состоит из самих вопросов: постоянная информация (и ответов на вопросы), переменная информация в УСОРД в виде анкет представлен целый ряд кадровых документов. Следует помнить что в тексте служебных документов используются только общеупотребительные сокращения. Реквизит 22 "Отметка о наличии приложения" Отделяется от текста дополнительным интервалом и оформляется от нулевой позиции (начало рабочей строки) Если в тексте документа уже было указано полное наименование приложения (приложении), то в данном реквизите указывается только количество листов экземпляров данного приложения. Если приложения в тексте не названы их наименования указываются в отметке о приложениях например. Реквизит 23 "Подпись" Данный реквизит состоит из трех элементов наименование должности, подпись, расшифровка подписи. В наименование должности может входить и наименование данного учреждения или организации если документ оформлен не на бланке. Данный элемент располагается от нулевой позиции и может располагаться на двух и более строках. В центре строки раnполагается подпись. Точка в конце не ставится скобки не ставятся. Данный реквизит печатается без пробелов и может располагаться на уровне последней строки элемента "наименование должности". Реквизит 25 "Визы" является выражением внутреннего согласования проекта документа или фиксирует ознакомление с входящим документом. Состоит из должности лица, которое визирует документ, подписи, расшифровки подписи, даты визирования. Зачастую данный реквизит сокращается до одного элемента подписи, но при этом обязательным остается элемент "дата". Визирование означает факт ознакомления с документом. Визы оформляются в нижней части документа, у внутренних документов на первом экземпляре, у исходящих документов - на втором экземпляре. Реквизит 26 "Печать". Для многих документов является достаточным то, что они оформлен на фирменном бланке учреждения и имеют подпись соответствующего должностного лица. Однако, для некоторых документов, с целью придания им юридической силы, необходимо наличие печати. Как правило печати бывают двух видов гербовая и несколько простых. Реквизит 27 "Отметка о заверении копий" В ряде случаев с документов снимаются копии. При этом в правом верхнем углу может быть напечатано слово "Копия". После указания должностных лиц подписавших подлинник, ставится заверительная надпись. Реквизит 28 "Фамилия исполнителя и номер его телефона" Оформляется данный реквизит от нулевой позиции в конце формата А4 или А5 или на обороте документа и состоит из фамилии исполнителя и номера его телефона. Этот реквизит имеют только исходящие документы. Данный реквизит повышает ответственность конкретного специалиста, в компетенции которого находится вопрос изложенный в документе. Позволяет адресату быстро выяснить интересующие его проблемы. На документ после данного реквизита может располагаться и информация о техническом исполнителе (этот реквизит особенно важно применять в тех организациях, где имеется машинописное бюро). Он состоит из начальных букв имени и фамилии машинистки, количества отпечатанных экземпляров и даты печатания. Реквизиты 29, 30 и 31 располагаются по нижнему полю документа и могут оформляются как машинописным способом так и рукописным3. (2. ГОСТ 6.30-97 Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов - реквизитов (вид документа, подпись, дата и т.д.). Стандарт установил максимальный набор реквизитов: 01 - Государственный герб РФ; 02 - герб субъекта РФ; 03 - эмблема организации или товарный знак; 04 - код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организации (ОКПО); 05 - код формы по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД); 06 - наименование организации; 07 - справочные данные об организации (почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации: номера факсов, телексов, счетов в банке); 08 - наименование вида документа; 09 - дата; 10 - регистрационный номер документа; 11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 12 - место составления или издания документа; 13 - гриф ограничения доступа к документу; 14 - адресат; 15 - гриф утверждения документа; 16 - резолюция; 17 - заголовок к тексту; 18 - отметка о контроле; 19 - текст документа; 20 - отметка о наличии приложения; 21 - подпись; 22 - гриф согласования документа; 23 - виды согласования документа; 24 - печать; 25 - отметка о заверении копии; 26 - отметка об исполнителе; 27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 28 - отметка о поступлении документа в организацию; 29 - отметка для автоматического поиска документа. Совокупность реквизитов документа составляет его формуляр. Кроме состава реквизитов стандарт определил требования к их оформлению и листу расположения 29 реквизитов. Каждый вид документа содержит только ему присущие реквизиты. Это позволяет, не читая документ, отличить приказ от справки, акт от протокола и т.д. Таким образом, стандарт определил необходимый набор элементов для оформления организационно-распорядительной документации. (3. ГОСТ 16487-83 ГОСТ 16487-83 ввел понятие "официальный характер" оформления документов. Достигается это применением специальных бланков учреждения. Бланк официального документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенном для переменной. Таким образом, каждое учреждение, обладающее правами юридического лица, должно разрабатывать и применять для оформления ОРД два вида бланков: бланк для писем и общий бланк. Эти бланки разрабатывают для организации, ее структурного подразделения и должностного лица в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи. Бланки разрабатываются в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-97 на бумаге формата А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Ряд документов: планы, графики, табели, ведомости и другие оформляют на листе формата А3 (297х420 мм). Бланки документов должны изготавливаться на бумаге белого цвета, в исключительных случаях допускается применение бумаги слабо окрашенной в светлые тона. Печатаются бланки в типографии краской черного или другого насыщенного тона, а также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводят с помощью средств вычислительной техники при изготовлении документов. Наименование предприятия - полное или сокращенное должно соответствовать наименованию, установленному соответствующим правовым актом. Подведомственные организации в своих бланках вместо полного наименования вышестоящего органа могут помещать принятое его сокращение. Например, "Росархив" вместо "Федеральная архивная служба России". Наименование самого предприятия рекомендуется выделять более крупно, допускается использовать рисованный шрифт4. На бланке писем фиксируют следующие постоянные реквизиты: наименование организации; справочно-поисковые данные: а) почтовый адрес, номер телефонов и по усмотрению организации другие сведения; б) место для даты и регистрационного индекса; в) ссылка на номер и дату входящего документа. На бланках писем может проставляться эмблема учреждения. На общем бланке: проставляют наименование организации; дату и регистрационный номер; место издания документа. В общем бланке на том месте, где в бланке для писем указаны справочно-поисковые данные организации остается свободное место для наименования вида документа. Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка тем, что он содержит справочно-поисковые данные и постоянную часть - "ссылку на номер и дату входящего документа". Бланки документов изготавливаются на основе углового или продольного расположения реквизитов. Стандарт рекомендует использовать бланки с угловым расположением реквизитов - угловой бланк. Бланки документов имеют поля не менее: левое - 20 мм, верхнее - 20 мм, правое и нижнее - 10 мм. При изготовлении бланков на них допускается проставлять ограничительные отметки для полей, отдельных реквизитов в виде уголков или других обозначений. На полях допускается также наносить отметки для фальцовки (сгиба) и для пробивки отверстий дыроколами. Предприятия с небольшим объемом документов могут использовать для оформления организационно-распорядительных документов резиновый штемпель, с помощью которого на чистый лист бумаги формата А4 или А5 наносится соответствующие реквизиты. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ: Володин В.В., Ермолаева А.В. Организация делопроизводства в органах представительной и исполнительной власти, организациях, учреждениях. Саратов, 1994. Делопроизводство. Справочник. М., 1998. Андреева В.А. Делопроизводство в кадровой службе. М., 1997. Евдокимова Л.Н. Еще раз о делопроизводстве. Новосибирск, 1998. 1 Евдокимова Л.Н. Еще раз о делопроизводстве. Новосибирск, 1998. 2 Володин В.В., Ермолаева А.В. Организация делопроизводства в органах представительной и исполнительной власти, организациях, учреждениях. Саратов, 1994. 3 Володин В.В., Ермолаева А.В. Организация делопроизводства в органах представительной и исполнительной власти, организациях, учреждениях. Саратов, 1994. 4 Андреева В.А. Делопроизводство в кадровой службе. М., 1997. 16 Работа на этой странице представлена для Вашего ознакомления в текстовом (сокращенном) виде. Для того, чтобы получить полностью оформленную работу в формате Word, со всеми сносками, таблицами, рисунками, графиками, приложениями и т.д., достаточно просто её СКАЧАТЬ.  |
|
Банк готовых работ
Форма заказа
Скачать работу
экономические  Copyright © refbank.ru 2005-2024
Все права на представленные на сайте материалы принадлежат refbank.ru. Перепечатка, копирование материалов без разрешения администрации сайта запрещено. |
|