|
|
Композиция текстов управленческих документовПЛАН Введение 3 1. Каковы требования по оформлению приказов по основной деятельности. 4 2. Как оформить выписку из приказа. 5 3. Как оформить распоряжение. 5 4. Как оформить указание. 6 5. Как оформить решение. 6 6. Как оформить постановление. 6 7. Как составить деловую инструкцию. 6 8. Каковы возможные недостатки работы и пути совершенствования службы делопроизводства. 11 Заключение. 22 Литература. 23 Приложение. 24 ВВЕДЕНИЕ Наступило время, когда не нужно доказывать, что знание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для руководителя, менеджера любого уровня, специалиста стало неотъемлемым признаком профессионализма, а такие профессии, как профессия секретаря-референта, секретаря-стенографистки, стали престижными. Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная управленческая документация /ОРД/ занимает центральное место. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в ОРД. ОРД является наиболее широко используемым видом документации. Классификация ОРД позволяет обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения, создает условия для унификации документов. ОРД классифицируется на три группы (в скобках приведены основные разновидности документов данной группы): - информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки и др.); - организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания); - распорядительная или управленческая документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания). На композиционном оформлении последней мы и остановимся в данной работе. 1. Каковы требования к оформлению приказов по основной деятельности. Приказ - это правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач. Процесс подготовки приказа предусматривает стадию разработки проекта, согласования его со всеми заинтересованными должностными лицами, структурными подразделениями, оформления и подписания документа. Приказы по основной деятельности оформляют на общих бланках. В состав реквизитов приказа входят: реквизиты углового (или продольного) бланка с указанием названия вида документа, даты выхода и номера приказа, заголовка к тексту, текста приказа с подписью руководителя, реквизиты согласования и визирования, отметки об исполнении документа, отметки для автоматического поиска документа. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются основания или причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа. Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля (нулевого положения табулятора) прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие. Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда и на подпункты. Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица или структурного подразделения, затем в сжатой, четкой формулировке излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо или структурное подразделение, которому вменяется контроль за исполнением приказа. Макет построения приказа на угловом бланке приведен на рис. 1.(Приложение). Реквизиты приказа с продольным их расположением на бланке оформляются по примеру: Пример приказа по основной деятельности на угловом бланке приведен на рис. 2.(Приложение). 2. Как оформить выписку из приказа. Зачастую ответственному исполнителю для работы не требуется полный текст приказа. В этом случае делается выписка из него. По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого приказа. В выписке лишь уточняется название документа: вместо слова ПРИКАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста печатается та часть приказа, которая касается непосредственно конкретного исполнителя. Выписка заверяется секретарем. 3. Как оформить распоряжение. Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации и его заместителями. Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц. Состав реквизитов распоряжения аналогичен составу таковых в приказе. Макет распоряжения приведен на рис. 3. (Приложение). 4. Как оформить указание. Указание - организационно-правовая форма управленческого решения, оформляемая в виде распорядительного документа по вопросам методического характера, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов. Может издаваться при оформлении командирования, наложении взыскания и т. д. Право издания указания имеют руководители, действующие на правах единоначалия в пределах их компетенции. Макет указания приведен на рис.4. (Приложение). 5. Как оформить решение. Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления (Совет директоров АО, Ученый Совет и т. п.). По форме и структуре решение оформляется аналогично оформлению распоряжения. Макет решения приводится на рис.5. (Приложение). 6. Как оформить постановление? Постановление - правовой распорядительный документ, издаваемый высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних и др.). Макет постановления приведен на рис.6. (Приложение). 7. Как составить деловую инструкцию. Инструкция - документ, имеющий правовой статус. Она издается в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности организаций. На каждого работника организации, например, должна составляться должностная инструкция. Должностная инструкция имеет унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста. Она оформляется на общем бланке. Инструкция утверждается непосредственно руководителем или специальным распорядительным актом (приказом по организации). Приведем в качестве примера должностную инструкцию секретаря-референта крупной организации. НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (подпись) И. О. Фамилия 00.00.0000 00.00.0000 № 00 секретаря-референта генерального директора 1. Общие положения 1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором по персоналу. 1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора. 1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия по персоналу. 1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется: - законодательными актами РФ; - Уставом предприятия; - Положением о функциональных службах предприятия; - приказами (указаниями) руководства предприятия; - нормативно-методическими материалами по органнзаци] делопроизводства; - настоящей должностной инструкцией. 1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения н, курсах секретарей-референтов. 1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами: - перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности; - организации работы с документами, составления документации; - организации управленческого труда; - применения средств вычислительной и организационной техники; - перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера; - культуры труда и служебной этики; - охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты; - оказания первичной медицинской помощи. 2. Функции. На секретаря-референта возлагаются следующие функции: 2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия. 2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия. 2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия. 2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства. 2.5. Выполнение машинописных, графических, множительных работ. 2.6. Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу). 2.7. Ведение учета рабочего времени сотрудников. 2.8. Ведение учета командировочных удостоверений. 3. Должностные обязанности. Секретарь-референт должен: 3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия. 3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации. 3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия. 3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение. 3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения. 3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс, электронная почта и т. п.). 3.7. Вести прием посетителей. 3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия: - оформление приказов по личному составу; - оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел; - оформление трудовых книжек; - оформление и ведение трудовых контрактов (договоров); - оформление командировочных документов; - оформление листов нетрудоспособности; - ведение табеля учета рабочего времени; выдача справок о трудовом стаже и зарплате. 3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ. 3.10. Использовать ПК как средство автоматизации делопроизводства. 3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение. 3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия. 3.13. Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель в бухгалтерию. 4. Права. Секретарь-референт имеет право: 4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства. 4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия. 4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ Р 6.30-97), международных правил оформления документов (ISO). 4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции. 4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники. 4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия. 4.7. Работать с документами, имеющими закрытый характер. 4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции. 4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов, поручений и предоставления необходимой информации руководству. 5. Ответственность. Секретарь-референт несет ответственность за: 5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия. 5.2. Небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям. 5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих закрытый характер. Зам. генерального директора (директор) по персоналу подпись И. О. Фамилия Юрисконсульт подпись И. О. Фамилия 00.00.0000 8. Каковы возможные недостатки работы и пути совершенствования службы делопроизводства. Для крупных организаций и фирм совершенствование делопроизводства состоит из нескольких этапов: изучения и анализа существующей организации делопроизводства, проектирования рациональной организации делопроизводства и ее внедрения. Начинается проектирование с обследования существующей организации, документационного обеспечения в данном аппарате управления. Для этого разрабатывается рабочая программа обследования и проектирования. При ее составлении следует исходить из того, что в документах отражаются функции управления, поэтому необходимо уяснить, что является объектом исследования, тем более что специалисты иногда неправильно представляют себе объекты исследования. Нередко таким объектом являются только документооборот и связанные с ним вопросы механизации составления, размножения, копирования документов, регистрации, контроля исполнения и т. п. Этого достаточно для малых организаций, но не для крупных фирм. Вследствие этого в крупных организациях не занимаются внутренней документацией учреждения, тогда как в ее составе имеется распорядительная документация (постановления, распоряжения, решения, приказы, инструкции и др.), характеризующая основную деятельность учреждения. Кроме того, не учитываются и такие вопросы, как классификация документов, использование документной информации, и др. Такой подход к анализу делопроизводства является следствием ряда причин. Одной из них надо считать относительно легкий анализ документооборота. Изучение документооборота привлекает и тем, что, найдя пути рационализации движения документов, можно ускорить решение производственных вопросов. Проблему же рационализации делопроизводства надо решать комплексно. Прежде чем приступить к изучению документов и анализу документооборота, необходимо четко представлять методологию, функции, задачи и методы управления на разных его уровнях. В связи с этим учитываются функции организации, структура, штаты; распределение функций, прав и ответственности между структурными подразделениями и отдельными должностными лицами; характер и формы взаимоотношений с другими организациями; организация делопроизводственной службы. Основным методом изучения организации управленческой деятельности является анализ организационных и нормативных документов, определяющих статус организации, подразделения, его функции, задачи, права и ответственность, структуру (уставы, положения, штатные расписания, положение о службе делопроизводства, должностные инструкции и т. п.). Для наглядного представления и анализа структуры управления целесообразны графические методы исследования, в ходе которых составляются организационно-структурные схемы, функциограммы, схемы распределения ответственности и т. п. Анализ структуры службы делопроизводства позволяет предварительно решить вопрос о ее целесообразности, о сохранении отдельных групп в существующем виде или слиянии, разделении, ликвидации, целесообразном соподчинении. Такое изучение важно и потому, что имеются организации, где ответственность за делопроизводство по существу разделена между несколькими структурными подразделениями, излишне децентрализована. Следует обратить внимание на то, как канцелярия руководит и контролирует постановку делопроизводства в подразделениях организации. Практика показывает, что канцелярии нередко самоустраняются от такой работы. Между тем инспектирование, инструктирование, контроль постановки делопроизводства в подразделениях улучшают их работу, способствуют разработке качественных документов, убыстряя документооборот. Следует выяснить, имеются ли должностные инструкции для служащих делопроизводственного аппарата, каким образом разграничены в них обязанности сотрудников и насколько точно они выполняются в действительности. Разграничение функций устраняет обезличку в работе и повышает чувство ответственности у каждого работника. Важно установить также, соответствуют ли функции, выполняемые сотрудниками, их должностям, поскольку на практике помощники руководителя, референты часто занимаются той же технической работой, что и секретари, делопроизводители. Анализ организационно-нормативных документов позволяет уяснить состав документации, в которой отражается управленческая деятельность предприятия (фирмы). Основными вопросами программы обследования документации являются перечень документов учреждения, применяемых по каждой функции, задаче управления, их целевое назначение; объем документации (количество документов, их динамика в пределах года); объем информации, содержащейся в документах, состав показателей документов и степень их использования; сроки, периодичность, порядок подготовки, оформления документов; удельный вес условно-постоянной и переменной документной информации; количество экземпляров документов. Изучение этих данных позволит сократить объем документации, устранить дублирующие показатели и формы документов, определить оптимальный тираж документов, составить сборник типовых документов. Программа обследования документооборота определяет количество инстанций, проходимых документом в процессе его создания, согласования, подписания, изготовления, размножения; способы получения и передачи информации (почта, телеграф, телефон, телетайп и др.); организацию приема и отправки документов; длительность движения документов; порядок контроля за исполнением документов. Изучение этих вопросов дает возможность оптимизировать документные потоки, сократить количество инстанций и процессов обработки документов, время обработки, усовершенствовать регистрацию и контроль документов. Анализ информационных потоков выявляет не только количество документов, но и содержание их. По содержанию документов можно выяснить корреспондентов, от которых поступает информация. В результате выявляется, что иногда потоки информации перекрещиваются, т. е. от разных корреспондентов и обратно поступает идентичная по содержанию информация, что дает основание ставить вопрос о целесообразности переписки с отдельными организациями. В связи с содержанием документов определяется, кому из исполнителей и сколько документов поступает на исполнение, что характеризует служебную нагрузку сотрудников. Немаловажной стороной анализа содержания документов является выяснение того, как используется в учреждении поступившая информация и находит ли она практическое применение. Для сокращения письменных распоряжений в организации представляет интерес изучение распорядительных документов, приказов по личному составу. В частности, следует подумать о возможности не издавать приказов о направлении в командировку сотрудников, о предоставлении отпусков, о разработке трафаретных бланков и т. д. Анализируя организацию работы с распорядительными документами, надо помнить, какими тиражами они издаются, кто устанавливает количество экземпляров распорядительного документа, ибо при наличии множительной техники часто завышается тираж таких документов, что приводит к перерасходу бумаги, излишним затратам труда. Нужно проследить, кому рассылаются распорядительные документы, нет ли рассылки корреспондентам, не нуждающимся в этих документах или нуждающимся лишь в выписках из них. В результате выполнения этих работ составляют графические и технологические схемы создания и движения основных групп документов с учетом вариантности прохождения отдельных групп и видов документов. В процессе анализа состава, объема и организации документооборота применяются различные методы. Одним из важнейших является метод изучения документов. Кроме законодательных, нормативных и организационных документов, изучаются протоколы, статистические сведения, переписка по основным вопросам деятельности, отчетная документация и другие виды материалов, в которых наиболее полно отражается деятельность организации. В зависимости от обследуемого участка изучению подвергаются категории документов и сопровождающие их способы обработки с учетом специфики выполняемой функции. Так, на участке регистрации документов анализируют учетно-регистрационные формы, их количество, качество заполнения; перечни документов, подлежащих и не подлежащих регистрации; документы по учету документооборота; схемы документооборота, дающие представление о порядке движения и обработки документов. На участке контроля за исполнением анализируются положения о контрольном органе, должностные инструкции сотрудников группы контроля, перечни контролируемых документов, отчетность по контролю, формы и техника контроля. Документы и их группировка в дела могут изучаться методами классификации, предметизации и аннотирования информации. Анализируя организацию документооборота, фиксируют затраты времени на движение документов по инстанциям, обработку документов. В зависимости от наблюдаемых процессов, обследуемых участков обработки документов и цели исследования могут применяться различные методы изучения затрат времени. Наиболее часто повторяющиеся массовые операции (машинописные, экспедиционные работы) изучаются с помощью хронометража, что дает возможность разработки и усовершенствования норм. Для выявления затрат и потерь рабочего времени применяют фотографию рабочего дня. Данные фотографии рабочего дня фиксируются в наблюдательных листах, в которых отмечается участок наблюдения, фамилия и должность наблюдаемого, фамилия наблюдающего, дата наблюдения, что наблюдалось, продолжительность каждого действия в часах, минутах. При этом отмечаются производительное и непроизводительное время, причины непроизводительного времени (объективные и субъективные) и т. п. Чтобы получить объективную картину, рабочий день должен фотографироваться несколько раз. С целью наблюдения за более широким кругом сотрудников производится самофотографирование рабочего дня - наблюдательные листы раздаются сотрудникам, заполняющим их самостоятельно. Анализируя фотографии и самофотографии рабочего дня, следует учитывать некоторую субъективность данных и дополнять их другими методами обследования. Для определения удельного веса повторяющихся элементов работы и получения данных о загрузке средств механизации используют метод моментальных наблюдений. Этим методом можно четко наблюдать и подсчитать количество отдельных операций, выполняемых сотрудниками машинописного бюро, копировально-множительной службы, экспедиций и др. В процессе обследования применяются очный (интервью) и заочный (анкетирование) методы. Беседы проводят на различных стадиях и участках обследования - с руководством организации и руководителем делопроизводственной службы. В ходе первой беседы исследователи получают представление о задачах, функциях, специфике деятельности учреждения, его структуре, организации делопроизводственной службы - уточняются план обследования, объекты изучения, основные направления исследования. С помощью интервью можно пополнить сведения, которые не всегда могут быть получены другими методами обследования. Приведем пример вопросника (анкеты) для первой беседы с руководителем о работе его секретаря. В дальнейшем можно сравнительно легко подсчитать, сколько времени затрачивается на изготовление документа, его оформление, обработку, выполнение других задач по детальным анкетам. Анкетный метод заключается в постановке и получении письменных ответов по ряду взаимосвязанных вопросов и применяется при необходимости выявления мнения большого количества сотрудников аппарата. Анкета должна быть целенаправленной, рассчитанной на определенный круг сотрудников, руководящий состав, специалистов, вспомогательный технический персонал. Объективность и надежность информации из анкет существенно зависят от содержания и техники постановки вопросов. Количество вопросов в анкете должно быть небольшим; они должны быть краткими, точными, ясными, формулировки одного толкования. Форма анкеты должна быть удобной для заполнения и желательно доступной для машинной обработки. АНКЕТА предварительного обследования эффективности секретарского обслуживания № Вопрос руководителю Ответ 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Достаточны ли профессиональные и личные качества Вашего секретаря, референта для успешного выполнения функций секретарского обслуживания (специальная подготовка, необходимые навыки, черты характера,владение оргтехникой и т. п.)? Как Вы оцениваете оснащение, оборудование канцелярии, технологию связей между этим подразделением и Вашим секретарем? Размещен ли секретариат отдельно или перед Вашим кабинетом? Каково техническое оснащение Вашего секретариата (мебель, оргтехника)? Ведет ли Ваш секретарь детальный и систематический контроль за сроками выполнения постановлений, приказов, решений, поручений, заданий административных органов, вышестоящей организации, Ваших личных, следит ли за выполнением Вашего личного плана работы на месяц, неделю, день? Обеспечивает ли секретарь экономию Вашего рабочего времени? В какой мере секретарь принимает участие в планировании и организации Вашего рабочего времени? В достаточной ли степени Вы передаете секретарю свои мелкие дела, не требующие выполнения лично Вами, и каким образом оцениваете их выполнение? Достаточно ли правильно Ваш секретарь распределяет корреспонденцию между Вами, заместителями, главными специалистами и подразделениями? Рационально ли организована передача Вам секретарем для просмотра и подписи деловой документации? Используете ли Вы с привлечением секретаря различные рациональные методы обработки корреспонденции, самостоятельное оформление секретарем типовых писем по Вашим указаниям, диктовку, стенографирование и др.? Достаточно ли эффективно Ваш секретарь осуществляет регулирование потока посетителей; потока телефонных звонков? Оснащен ли Ваш рабочий кабинет звуковой и другой связью с секретарем? Одним из основных методов получения данных о документообороте является статистическое наблюдение. Статистика документооборота должна охватить длительный период - один-два года. Это необходимо для сравнительного анализа. В статистике документооборота должны быть отражены "пиковые" увеличения нагрузки или другие отступления от нормального распорядка. Наибольшую трудность представляет изучение без-документной информации. В связи с тем, что объем ее нельзя зафиксировать, используют фотографии рабочего дня, самофотографии, беседы с сотрудниками. Такие методы дают более или менее полное представление об удельном весе этих потоков в общем объеме информации. Программа изучения классификации документов, их систематизации, хранения и организации справочной работы включает обследование наличия и качества номенклатур дел, соответствие практической группировки документов существующим номенклатурам дел; систематизацию документа внутри дел; способы хранения дел в структурных подразделениях и в архиве; частоту и характер справок о движении и исполнении документов; время на выдачу справок. Для исследования указанных процессов делопроизводства применяются методы изучения дел, наблюдения и интервью. Эффективность исследования организации делопроизводства в организации определяется в значительной степени умелым сочетанием методов. Сведения, полученные в ходе исследования делопроизводства, анализируются аналитическими методами, заключающимися в обработке и изучении накопленной информации. Эти методы позволяют исследовать потоки документов, определить качество заполнения и оформления документов, проследить функциональные связи структурных подразделений учреждения. Результаты обследования можно подсчитать вручную и на машине. Обработка на машине позволяет не только с большей тщательностью и надежностью получить данные, но и в более короткие сроки. По собранным данным следует составить информационную модель объекта, точно и в наглядной форме отражающей его организационную структуру и деятельность, потоки информации, сведения о характере и последовательности обработки и использовании информации. Информационная модель, изображенная в виде схемы, в свою очередь служит целям анализа системы, выявления отклонений и создания рациональной организации работы. Результаты обследования являются исходным материалом для последующего совершенствования системы делопроизводства. С учетом основных направлений совершенствования делопроизводства, на основе выявленных в ходе обследования организации недостатков формулируются цели, задачи и основные направления рационального построения документационного обеспечения управления. Как правило, предполагаемая работа включает унификацию документов учреждения; рациональную организацию технологического процесса обработки документной информации; систему построения учетно-справочного аппарата по документам; совершенствование контроля исполнения документов; систематизацию и хранение документов; организацию делопроизводственной службы; механизацию делопроизводственных процессов. В соответствии с этим составляется рабочий план, определяющий конкретные виды работ по рационализации системы документационного обеспечения, назначаются исполнители и сроки исполнения. Основанием к унификации и разработке новых документов являются государственные стандарты на документы. Технологический процесс обработки документов предусматривает использование новой схемы документооборота, учитывающей его объем, структуру организации, расположение структурных подразделений, оптимальное количество инстанций движения по отдельным категориям документов и операций, совершаемых на каждой из инстанций. Построение учетно-справочного аппарата должно обеспечить возможность централизации регистрации документов, ее однократность, построение картотеки, позволяющей быстро найти нужный документ. В зависимости от наличия средств механизации следует предусмотреть возможность механизации или автоматизации контрольных операций. Структура и штаты делопроизводственной службы уточняются в соответствии с функциями организации, действующими нормативами по труду и реальными возможностями существующего аппарата. При этом необходимо разработать Положение о делопроизводственной службе и должностные инструкции сотрудникам. Проектирование рациональной системы делопроизводства базируется на максимальной механизации и автоматизации управленческого труда. Значительная часть делопроизводственных операций (сбор, обработка, передача документов) многократно повторяется, носит однотипный, нетворческий характер, поэтому механизировать и автоматизировать их следует в обязательном порядке. Наиболее широкие возможности механизации и автоматизации имеются в крупных организациях с большим объемом документооборота, где в процессе обработки его имеется значительный объем повторяющихся массовых операций и процедур. Это не исключает необходимости механизации делопроизводства в небольших фирмах - отличие будет заключаться лишь в применении различных наборов средств механизации и автоматизации. Персональный компьютер в этом деле является первейшим и незаменимым средством. Внедрению средств механизации и автоматизации должны предшествовать совершенствование структуры аппарата управления, в том числе структуры делопроизводственной службы, совершенствование документации, рациональная организация технологического процесса работы с документами. Только при этих условиях механизация и автоматизация эффективны. Усовершенствованная система делопроизводства может внедряться либо в целом, либо поэтапно. Чаще представляется целесообразным поэтапное внедрение, дающее возможность экспериментальной проверки предложений и внесения корректив по ходу проведения работ. ЗАКЛЮЧЕНИЕ В заключении необходимо сказать об основных функциях распорядительных управленческих документов. Слово документ в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства". Документ - это материальный объект о закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат. Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека. Документ обладает организационной функцией, с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документа. Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует н исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации. ЛИТЕРАТУРА Басаков М. И. Основы делопроизводства для менеджера. - Ростов-на-Дону: РГЭА, 1995. - 92 с. Бройдо В. Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. - М.: Информационно-издательский дом "Филинъ", 1998. - 424 с. Васильев Д. В. Делопроизводство на компьютере. - М.: "ПРИОР", 1996. - 224 с. Веселов П. В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки. - М.: ИВЦ "Маркетинг", 1993 - 74 с. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Громова Н. М. и др. Ваш зарубежный партнер// Переписка. Документация. Контракты. - М.: МП "Техноэкология", 1992. - 136 с. Павлюк Л. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - СПб.: Издательский Торговый Дом "Герда", 1998. - 304 с. Стенюков М. В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. - М.: "Издательство ПРИОР", 1999. - 224 с. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. - М.: ВНИИ-ДАД, 1982. - 60 с. Чуковенков А. Ю., Янковая В. Ф. Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-97. - М.: Дело, 1999. - 232 с. ПРИЛОЖЕНИЕ Рис. 1. Макет приказа по основной деятельности. Рис. 2. Пример приказа по основной деятельности Рис. 3. Макет распоряжения. Рис. 4. Макет указания. Рис. 5. Макет решения. Рис. 6. Макет постановления. Работа на этой странице представлена для Вашего ознакомления в текстовом (сокращенном) виде. Для того, чтобы получить полностью оформленную работу в формате Word, со всеми сносками, таблицами, рисунками, графиками, приложениями и т.д., достаточно просто её СКАЧАТЬ.  |
|
Банк готовых работ
Форма заказа
Скачать работу
экономические  Copyright © refbank.ru 2005-2024
Все права на представленные на сайте материалы принадлежат refbank.ru. Перепечатка, копирование материалов без разрешения администрации сайта запрещено. |
|