|
|
Приемы ввода и корректировки данных в excelСОДЕРЖАНИЕ 1. ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ 3 2. РАБОТА С ПРОГРАММОЙ EXCEL 97 5 2.1. РАБОЧИЙ ЛИСТ 5 2.2. ВВОД ДАННЫХ 5 2.3. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФОРМУЛ ПРИ ВЫЧИСЛЕНИЯХ 8 2.4. ВЫДЕЛЕНИЕ ЯЧЕЕК И ДИАПАЗОНОВ 9 2.5. ВЫДЕЛЕНИЕ ЯЧЕЕК ПО ЗАДАННЫМ КРИТЕРИЯМ 12 ЛИТЕРАТУРА 16 1. 1. ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ Главным назначением электронных таблиц является обработка числовой информации больших объёмов. Электронная таблица содержит сетку из ячеек, в которые вводятся данные. Значения в отдельных ячейках могут быть поставлены в зависимость друг от друга посредством различных математических формул. Если данные в каких-либо ячейках изменяются, значения в зависимых ячейках пересчитываются автоматически. Некоторые программы расчёта налогов используют простейшие формы электронных таблиц: вводятся суммы дохода и вычетов, в случае обнаружения ошибок достаточно лишь внести поправки в исходные данные - результат будет изменён соответствующим образом автоматически. В бизнесе электронные таблицы незаменимы для учёта материальных и денежных средств, составления расчётов и прогнозирования, создания графиков и диаграмм, а также решения других важных задач. К самым популярным пакетам электронных таблиц относятся Lotus 1-2- 3, Microsoft Exсel, Quattro Pro. Lotus 1-2-3 Lotus была одной из первых электронных таблиц, и до сих пор остается одной из наиболее мощных и популярных программ в этой области. Конкурирующие программы, такие как Excel, Quattro, Quattro Pro или SuperCalc, можно обменять на Lotus с хорошей скидкой. Microsoft Excel Microsoft Excel является очень мощной программой работы с электронными таблицами, использующей стандартный интерфейс Windows. Excel - одна из программ, входящих в пакет Microsoft Office. Quattro Pro Программа Quattro Pro очень похожа на Lotus 1-2-3. Компания Lotus даже судилась с компанией Borland, потому что Excel имеет "дух и вид" Lotus 1-2-3. Для решения задачи остановим свой выбор на пакете Microsoft Excel 97-SR2. Пакет представляет собой полностью русифицированный многофункциональный табличный процессор, работающий на платформе Windows 95/98. Помимо широкого распространения данных электронных таблиц на Российском рынке в составе ставшего "классикой" пакета Microsoft Office 97. Интеграция Excel допускает свободный обмен данными с текстовым редактором Microsoft Word 97, базами данных Microsoft Access 97 и т.п. Встроенные конвертеры позволяют взаимодействовать с пакетами электронных таблиц других производителей. Большое количество встроенных функций для упрощения статистических и финансовых расчётов превращает Excel в мощный табличный процессор для решения проблем автоматизации сложных расчётов. Повсеместное использование программ обработки электронных таблиц во многом объясняется их универсальностью, ведь без вычислений не обойтись во многих сферах нашей жизни (однако, по данным разработчиков, на практике пользователь часто применяет лишь пятую часть предлагаемых Excel возможностей, хотя платит за все). Наряду с простыми задачами, такими как подготовка различных бланков, создание деловой графики и др., Excel позволяет решать очень сложные проблемы. Например, на предприятии с помощью данной программы можно облегчить обработку заказов и планирование производства, расчет налогов и заработной платы, учет кадров и затрат, управление сбытом и т.д. Мощные математические и инженерные функции Excel позволяют решать множество задач в области естественных и технических наук. 2. РАБОТА С ПРОГРАММОЙ EXCEL 97 Запуск программы Excel осуществляется так же, как и запуск других приложений пакета Microsoft Office: с помощью команды Microsoft Excel из меню Программы или кнопки с таким же именем, расположенной на панели инструментов Microsoft Office 97. После запуска Excel открывается окно программы. Меню и панели инструментов Excel очень похожи на соответствующие элементы окна редактора Microsoft Word. 2.1. Рабочий лист Основные операции с данными в Excel выполняются на рабочем листе. Рабочий лист разделен на строки и столбцы, которые, пересекаясь, образуют ячейки. В ячейки вводится содержимое таблицы. Рабочий лист состоит из 256 столбцов и 65536 строк. Для различных форм представления данных отведены листы разных типов. Например, диаграммы сохраняются и обрабатываются на листах диаграмм, а макрокоманды - на листах макросов. Если ярлычки всех листов не помещаются в отведенной для них области, пользователь может увеличить ее путем уменьшения горизонтальной полосы прокрутки (потянув ее за левый край). 2.2. Ввод данных Ячейки электронной таблицы могут содержать самую разнообразную информацию: текст, числовые значения и формулы. При вводе данных Excel автоматически распознает их тип. Ввод данных выполняется в активной ячейке или в строке формул. При вводе данных с помощью цифрового блока клавиатуры следует проверить, включен ли он (должна быть нажата клавиша [Num Lock]). Как только в ячейку будет введен хотя бы один символ, ее содержимое отобразится в строке формул. Кроме того, в этой строке появятся три кнопки для обработки содержимого ячейки. Ввод данных завершается нажатием клавиши [Enter] или кнопки с изображением галочки в строке формул. Намного удобнее для завершения ввода использовать клавишу управления курсором. В этом случае после ввода можно сместиться в нужном направлении. Отменить ввод данных позволяют клавиша [Esc] и кнопка с крестиком в строке формул. Введенные числовые значения автоматически выравниваются по правому S краю, а текстовые данные - по левому краю. Если длина введенного в ячейку текста превышает ширину этой ячейки, то после завершения ввода текст либо полностью отображается в таблице, закрывая расположенные справа пустые ячейки, либо урезается по правому краю ячейки, если соседняя ячейка содержит какую-либо информацию. Урезанный текст полностью отображается только в строке формул. Если числовые значения, полученные в результате вычисления формул, не помещаются в ячейку, вместо них на экране отображается соответствующее число символов диез (#). Рис. 1. Отображение данных, не помещающихся в ячейку. Excel автоматически распознает форматы дат, значений времени и процентов и соответствующим образом выводит данные на экран. Для дат и значений времени существует несколько форматов. Формат, который нужно присвоить вводимому значению, определяется на основе порядка ввода цифр и разделителей. Форматы дат и значений времени можно использовать в вычислениях. При вводе значений, выраженных в процентах, содержимое ячейки автоматически форматируется. Например, при вводе символа % в ячейку с числом 34 содержимое ячейки изменится и станет равным 0,34. Действительное содержимое ячейки может отличаться от отображаемого на листе. Фактическое содержимое ячеек отображается в строке формул. В некоторых случаях автоматическое присвоение формата введенным данным нежелательно. Перед такими данными следует ставить апостроф (). Например, данные 1,1 будут интерпретированы программой как текст и выровнены по левому краю. После удаления апострофа данным автоматически присваивается соответствующий формат. Если в ячейку вводится формула, то сразу по завершении ввода выполняются вычисления, и в ячейке отображается результат вычислений. Формула в Excel должна начинаться с математического оператора (например, со знака равенства). Так, после ввода формулы =7+6 в ячейке появится число 7, но в строке формул отобразится фактическое содержимое ячейки - формула. Запись 7 +6 программа интерпретирует как текст. Формула может начинаться также со знака плюс (+) или минус (-), относящегося к первому числовому значению в формуле. Иногда после ввода формулы появляется сообщение об ошибке. Например, программа воспримет значение =1/0 как формулу и сразу попытается произвести вычисления. Однако через некоторое время она выдаст сообщение =ДЕЛ/0!, по которому нетрудно определить характер ошибки. После ввода данных типа =Текст в ячейке появится сообщение #ИМЯ?, указывающее на то, что такого имени ячейки или диапазона (Текст) не существует. Ввод данных становится легче при использовании выделенных диапазонов, поскольку направление перемещения указателя ячейки определяется очередностью выделения ячеек. После заполнения последней ячейки выделенного диапазона и нажатия клавиши [Enter] указатель ячейки возвращается в его левый верхний угол. Теперь возвратимся к нашему примеру. Изложенных сведений достаточно для заполнения таблицы. • Введите с клавиатуры заголовок таблицы и заголовки столбцов, а затем заполните таблицу данными, представленными на рис. 9.14. Значения в ячейках С18-Е18 можно получить путем суммирования значений в соответствующих столбцах. 2.3. Использование формул при вычислениях Если в нескольких смежных столбцах должны быть выполнены одинаковые вычисления, можно воспользоваться одной из функций Excel, позволяющих автоматизировать обработку таблиц. Для определения объема продаж, количества покупателей и проданных книг, необходимо выполнить следующие действия (значения суммы будут находиться в строке 18): активизируйте ячейку С 18, щелкните на кнопке для определения суммы (стандартная панель инструментов) и нажмите клавишу [Enter]; активизируйте ячейку С 18 и установите указатель мыши на маркере заполнения; удерживая левую кнопку мыши нажатой, переместите маркер заполнения в столбец Е и отпустите кнопку манипулятора. Таким образом автоматически определяются суммы значений в нескольких столбцах. При вычислении обрабатываются ячейки, содержащие числовые значения. Описанную функцию можно использовать только в смежных диапазонах. В Excel нельзя как угодно изменять размеры отдельных ячеек, поскольку в этом случае данные смещаются в другие строки или столбцы, что приводит к появлению ошибочных результатов. Поэтому размеры ячеек можно менять только путем изменения высоты всей строки или ширины всего столбца. После ввода и обработки данных следует заняться оформлением таблицы. Однако прежде чем рассмотреть основные средства форматирования, которыми обладает Excel, остановимся на некоторых важных операциях редактирования таблиц. 2.4. Выделение ячеек и диапазонов Выделение выполняется для обозначения диапазона, к которому должна относиться следующая команда или функция. Выделение диапазона Выделенный на рабочем листе диапазон всегда имеет прямоугольную форму. Наименьшей структурной единицей выделенного диапазона является ячейка. Активная ячейка (в которой находится указатель ячеек) считается выделенной. Все выполняемые команды относятся только к активной ячейке или к выделенному диапазону. Диапазон ячеек выделяется путем перемещения в нужном направлении указателя мыши при нажатой левой кнопке манипулятора. Эту операцию можно выполнить и с помощью клавиатуры: следует поместить указатель ячейки в начале выделяемой области, нажать клавишу [Shift] и, удерживая ее нажатой, с помощью клавиш управления курсором расширить выделенный диапазон. Альтернативой клавише [Shift] является функциональная клавиша [F8] (она применяется для включения режима выделения и в некоторых других приложениях). После нажатия этой клавиши в строке состояния появляется индикатор ВДЛ, свидетельствующий о том, что режим выделения включен. Теперь с помощью клавиш управления курсором можно расширить выделенный диапазон. Повторное нажатие клавиши [F8] приводит к отключению оежима выделения. Выделенные ячейки отображаются инверсно. Таким образом, программа сообщает пользователю, что последующая операция будет относиться только к вьшеленным ячейкам. Для отмены выделения достаточно выполнить щелчок вне выделенного фрагмента или нажать одну из клавиш управления курсором. Если понадобится изменить размер выделенного диапазона, необходимо снова нажать клавишу [Shift] и удерживать ее нажатой в процессе изменения размера выделенной области. Существуют разнообразные комбинации клавиш для быстрого выделения диапазонов в режиме ВДЛ. Выделить всю таблицу от начала до конца позволяет комбинация клавиш [Ctrl+Shift+End], а любую часть таблицы от активной ячейки до начала - комбинация клавиш [Ctri+Shift+Home]. Если таблица не содержит пустых строк или столбцов, гораздо проще полностью выделить ее с помощью клавиш [Ctrl] и [*] на цифровом блоке клавиатуры. В этом случае выделяется диапазон ячеек вокруг активной ячейки, который тянется до первой пустой строки и первого пустого столбца. Существует еще один способ быстрого выделения диапазонов, при котором используется мышь. Он состоит в следующем. Необходимо установить указатель ячейки в левой верхней ячейке выделяемого диапазона и, удерживая нажатой клавишу [Shift], выполнить щелчок на правой нижней ячейке этого диапазона. При этом не имеет значения, содержит ли выделяемый диапазон пустые строки или столбцы. Выделение несмежных диапазонов Выделение несмежных диапазонов выполняется в том случае, если действие команды должно распространяться на ячейки, расположенные в разных частях таблицы. Действие не всех команд распространяется на выделенные несмежные диапазоны. Например, выделенные несмежные диапазоны нельзя перемещать или копировать. Однако можно удалять и форматировать их, а также вводить в них данные. Несколько несмежных диапазонов выделяются таким образом. Прежде всего надлежит выделить первый диапазон и нажать комбинацию клавиш [Shift+FS]. В строке состояния появится индикатор ДОБ, указывающий на включение режима несмежных выделений. В этом режиме следует последовательно выделить все диапазоны. Использовать можно мышь либо клавиатуру. Устанавливать режим несмежных выделений необязательно. Несмежные диапазоны выделяются и с помощью мыши, если при этом нажата клавиша [Ctrl]. Выделение строк и столбцов Выделение строк и столбцов выполняется с помощью как мыши, так и вивиатуры. Сначала рассмотрим, как выполнять данную операцию посредством мыши. Один столбец выделяется в результате выполнения щелчка на его заголовке. Чтобы выделить несколько смежных столбцов, следует активизировать заголовок первого столбца выделяемого диапазона, нажать левую кнопку манипулятора и, удерживая ее, переместить указатель до заголовка последнего выделяемого столбца. Строки выделяются аналогичным образом. При выделении столбца с помощью клавиатуры нужно поместить указатель ячейки в выделяемый столбец и нажать комбинацию клавиш [Ctrl+Пробел]. Для выделения всей строки предназначена комбинация клавиш [Shift+Пробел]. Для выделения всего рабочего листа можно воспользоваться кнопкой, которая расположена на пересечении строк, содержащих заголовки строк и столбцов, или комбинацией [Ctrl+A]. 2.5. Выделение ячеек по заданным критериям Excel предоставляет возможность выделения ячеек, отвечающих заданному критерию. При использовании этой функции следует выделить диапазон, в котором должен происходить поиск нужных ячеек. В противном случае действие функции распространится на весь рабочий лист. В качестве упражнения выполните в созданной нами таблице поиск ячеек, содержащих формулы. Для этого выделите весь рабочий лист и активизируйте команду Перейти из меню Правка или нажмите клавишу [F5], чтобы открыть диалоговое окно Переход. Щелкните в этом окне на кнопке Выделить. В результате появится диалоговое окно Выделение группы ячеек для указания критерия выделения ячеек. По умолчанию в области Выделить активизирован переключатель примечания. Чтобы выделить ячейки, содержащие формулы, следует активизировать переключатель формулы. Критерий выделения ячеек с формулами можно конкретизировать, поскольку вследствие установки переключателя формулы (а также переключателя константы) становятся доступными четыре опции для уточнения критерия. Отличия по строкам С помощью этого переключателя можно выделить ячейки, содержимое которых отличается от содержимого активной ячейки. При этом поиск осуществляется только в строке с активной ячейкой, содержимое которой используется в качестве критерия. Соответствующая комбинация клавиш - [Ctrl+]. Отличия по столбцам При активизации этого переключателя выделяются все ячейки столбца, содержимое которых отличается от содержимого активной ячейки. Поиск выполняется только в столбце с активной ячейкой, содержимое которой является критерием. Данному переключателю соответствует комбинация [Ctrl+Shift+1]. Влияющие ячейки После активизации переключателя Влияющие ячейки (комбинация [Ctrl+[]) выделяются все ячейки, ссылки на которые содержит формула в активной ячейке. Зависимые ячейки В результате установки этого переключателя выделяются все ячейки, формулы в которых содержат ссылки на активную ячейку. Перед удалением ячейки из таблицы выделите ее и, нажав комбинацию клавиш [Ctrl+]], проверьте, не содержат ли формулы в других ячейках ссылки на текущую ячейку. При использовании двух последних переключателей можно выделить не только ячейки, непосредственно связанные с активной, но и ячейки других уровней, формулы в которых содержат косвенные ссылки на активную ячейку. Для этого следует использовать соответствующую клавишу с квадратной скобкой в комбинации с клавишами [Ctrl+Shift]. Последнюю ячейку Данный переключатель предназначен для выделения последней ячейки таблицы. При этом ячейка должна содержать данные или параметры форматирования. Только видимые ячейки Чтобы изменения в таблице коснулись только видимых ячеек, выделите их с помощью этого переключателя. Объекты В результате активизации этого переключателя выделяются все объекты на рабочем листе, в том числе и объекты, созданные в других приложениях и вставленные с помощью механизма OLE. Редактирование содержимого ячеек Существуют различные способы редактирования содержимого ячеек. Наиболее быстрый и простой способ - запись новой информации поверх старой. В случае незначительных ошибок лучше не переписывать, а редактировать данные в ячейках. Для этого следует активизировать режим редактирования, выполнив двойной щелчок на ячейке, вследствие чего в ней появится курсор ввода. Перейти в указанный режим позволяет также функциональная клавиша [F2]. В режиме редактирования содержимое ячейки отображается полностью, независимо от того, заполнена соседняя ячейка или нет. В режиме редактирования для выделения символов в ячейке используются клавиши управления курсором, а для удаления - клавиши [Delete] и [Backspace]. По умолчанию Excel работает в режиме ввода. Это значит, что вводимый символ вставляется в позиции курсора ввода, после чего курсор ввода автоматически смещается на один символ вправо. Кроме указанного режима существует режим замены. Он активизируется при нажатии клавиши [Insert]. В этом режиме вводимые символы заменяют существующие. Повторное нажатие клавиши [Insert] приводит к включению режима вставки. При удалении содержимого ячеек параметры форматирования не удаляются. Например, если в ячейке удалено значение с процентным стилем, введенному новому значению также будет присвоен процентный стиль. Удалить параметры форматирования можно с помощью команды Очистить/Форматы из меню Правка. ЛИТЕРАТУРА Бортников О.С. Компьютер для руководителя. М.: "Изд-во ПРИОР", 1998. Свириденко С. С. Информационные технологии в интеллектуальной деятельности: Учебник - М.: МНЭПУ, 1995. Нельсон С. Office 97 для занятых. - СПб: Питер, 1997. Фигурнов В. Э. IBM PC для пользователя, 7-е изд. - М.: Финансы и статистика, 1997. Хьюлетт Ф. Excel для Windows в вопросах и ответах: Пер. с англ. - СПб.: BHV- Санкт-Петербург, 1998. Журналы: "Компьютер Пресс", "Мир ПК", "PC MAGAZINE", "Персональный компьютер сегодня": на русском языке. 1996 - 1998гг. 3 15 Работа на этой странице представлена для Вашего ознакомления в текстовом (сокращенном) виде. Для того, чтобы получить полностью оформленную работу в формате Word, со всеми сносками, таблицами, рисунками, графиками, приложениями и т.д., достаточно просто её СКАЧАТЬ.  |
|
Банк готовых работ
Форма заказа
Скачать работу
экономические  Copyright © refbank.ru 2005-2024
Все права на представленные на сайте материалы принадлежат refbank.ru. Перепечатка, копирование материалов без разрешения администрации сайта запрещено. |
|