|
|
Служба документационного обеспечения управленияДокументационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия. Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. Различают следующие службы ДОУ: 1. В министерствах и ведомствах - управление делами. В него включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министерстве (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив; 2. На государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, ВУЗах и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив; 3. В Ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации; 4. В совместных предприятиях (организациях) - правлением; в акционерных обществах - учредительной конференцией; в кооперативах - общим собранием членов кооператива; 5. В организациях, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другие специально назначенные лица1, секретарь-референт. Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи: Совершенствование форм и методов работы с документами. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный (центральный) архив в соответствии с действующими нормативами. Сокращение документооборота, количества форм документов. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации (министерстве) и подведомственной системе. Разработка и внедрение прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники2. Службы ДОУ должны быть укомплектованы специалистами с соответствующим высшим и средним образованием. Наименования должностей работников службы ДОУ должны соответствовать "Общесоюзному классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов". Служба ДОУ осуществляет следующие функции: разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений; экспедиционная обработка, регистрация документов и учетно-справочная работа; организация рассмотрения и подготовки документов, контроль за правильностью оформления документов на подпись руководству; регулирование, обобщение и информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов; разработка номенклатуры дел организации, хранение и оперативное использование номенклатуры дел; организация машинописного изготовления, копирования; проектирование бланков документов; организация работы по заявлениям граждан; контроль за работой с документами в структурных подразделениях, совершенствование форм и методов работы с документами; контроль сдачи дел, организация работы архива; проведение совещаний и консультирований, повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов; организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ3. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые разрабатываются с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем организации. Деятельность службы ДОУ регламентируют и обеспечивают нормативно-методические документы, государственные и отраслевые стандарты. Итак, организация труда работников служб документации включает в себя решение следующих вопросов. Четкое организационное построение службы документации (канцелярий), выбор наиболее рациональной формы организации работы с документами. Основным фактором, определяющим структуру численности службы документации, является нормативная численность занятых в ней работников. Учреждения можно делить в зависимости от документооборота на три основные формы (централизованную, децентрализованную и смешанную) и на категории по ЕГСД: 1-я категория - предприятия (учреждения) с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год; 2-я категория - от 25 000 до 100 000 документов в год; 3-я категория - от 10 000 до 25 000 документов в год; 4-я категория - до 10 000 документов в год. В учреждениях 1-3 категорий работа с документами осуществляется канцелярией, 4-й категории - секретариатом. Для каждой категории существуют типовые схемы канцелярий. В качестве примера можно привести структуры 2-3-й и 4-й категорий4. Рис. 1. Структура канцелярии учреждения 4-й категории Административное подчинение Методическое руководство Рис. 2. Структура канцелярии учреждения 2-3-й категорий. В условиях функционирования автоматизированной системы управления, документационное обслуживание может быть возложено на документационные центры (25 000 - 10 000 и более документов в год). Эти подразделения наряду с канцелярией осуществляют обслуживание всех структурных подразделений предприятия (учреждения). Служба документационного обеспечения может возглавляться начальником службы, который подчиняется непосредственно руководителю учреждения. Номенклатурой должностей предусмотрены его заместители, а также специалисты: помощники руководителя учреждения, секретари коллегии, методисты, заведующие архивом, заведующие экспедицией, инспектора, секретари, стенографистки, делопроизводители, машинистки, экпедиторы, курьеры, редакторы, корректоры. В 1988 г. в квалификационный справочник должностей служащих введена должность "документоведа", который должен иметь высшее образование по специальности "документовед, организатор производства"5. Правильное разграничение функций между отдельными исполнителями и подразделениями по их квалификации, внедрение передовых приемов и методов труда. Решение этого вопроса осуществляется путем разработки и внедрения нормативно-методических документов. Сюда можно отнести квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих; классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих; единую номенклатуру должностей служащих; квалификационный справочник должностей служащих; количественные оценки эффективности труда служащих производственных объединений, предприятий. Особо важная роль отведена должностным инструкциям, положениям об учреждении или структурном подразделении. К документам по совершенствованию ДОУ относятся: "Организация документов на вычислительных центрах. 1981 г."; типовые положения, основные правила работы, перечни для архивных учреждений и ведомств и другие6. Необходимо четко распределять обязанности между конкретными исполнителями, что закрепляется в должностных инструкциях. Это повышает ответственность каждого работника за свой труд, а со стороны руководства позволяет осуществлять четкий контроль. Должностные инструкции исключают дублирование функций. В содержании инструкции отражается не только то, что должен делать тот или иной специалист, но и как делать, т.е. методика выполнения конкретного вида работы7. III. Нормирование труда работников служб документации. Нормирование труда обеспечивает нормальную загрузку работников в течение рабочего дня, недели, месяца, года при нормальной напряженности на каждом рабочем месте; определить критерии оценки работы каждого сотрудника. Основные виды норм, используемых в управлении, - нормы времени, обслуживания, управляемости и численности. Нормирование труда работников служб ДОУ производится в соответствии с нормами времени, межотраслевыми и отраслевыми нормативными материалами для нормирования труда, утвержденными в централизованном порядке. Норматив времени - это величина затрат времени на выполнение определенного вида работ при определенных организационно-технических и санитарно-гигиенических условиях труда. Здесь в качестве примера можно привести укрупненные нормативы времени на работу по делопроизводственному обслуживанию; типовые нормы времени на работу по копированию и размножению документов; единые нормы времени на машинописные работы; проектные работы и другие нормы. Расчет времени на отдельные операции по документационному обслуживанию производится по формуле: НСР = ТОП (1 + К/100), где ТОП - оперативное время, К - сумма времени на подготовительно-заключительную работу, организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные надобности в % от оперативного времени (К = 8% - по фотографии рабочего дня). IV. Регламентация должностного и количественного состава персонала служб документации, повышение его квалификационного уровня и культуры в работе. Наименование должностей работников канцелярии учреждения устанавливаются в соответствии с Единой номенклатурой должностей служащих. По характеру выполняемых обязанностей должности подразделяются на руководящий состав, специалистов и технических исполнителей. Численность работников служб документации учреждений, организаций и предприятий определяется по утвержденным нормативам численности. Численность определяется на основе типовых норм времени на работы с документами и объема документооборота, а также анализа организации и затрат труда работников служб. Повышение квалификационного уровня работников служб документации в учреждениях осуществляется путем проведения семинаров, учебы на курсах и др. Эта задача решается сетью ПУ, техникумов, ВУЗов, системой повышения квалификации. V. Рациональная организация труда рабочих мест и обеспечение благоприятных условий труда. От организации рабочего места, благоприятных условий труда зависит работоспособность человека, производительность и качество труда, его здоровье. При этом используются методические рекомендации, типовые внутрисменные режимы, соответствующие СНы, СНиПы, ГОСТы, инструкции. Примерное положение о службе документационного обеспечения управления дает информацию о правах службы ДОУ и об ее взаимоотношениях с другими структурными подразделениями. Служба ДОУ несет ответственность за: - обеспечение установленного порядка работы с документами в организации; - выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда службы ДОУ8. Распределение ответственности в службе ДОУ можно рассмотреть на таком примере. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях предприятия возлагается на руководителя. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными, методическими документами по делопроизводству. Передача документов, их копий сторонним организациям допускается с разрешения руководства предприятия. При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передается другому работнику9. Права, обязанности и ответственность работников службы ДОУ определяется должностными инструкциями. Для совершенствования службы ДОУ необходимы оптимизация документационных потоков; сокращение количества инстанций и процессов обработки документов; сокращение времени обработки; усовершенствование регистрации и контроля документов. Структура и штаты делопроизводственной службы должны быть уточнены в соответствии с функциями организации, действующими нормативами и реальными возможностями существующего аппарата. При этом нужно разработать на рабочем месте Положение о делопроизводственной службе и должностные инструкции сотрудникам. Служба должна базироваться на максимальной механизации управленческого труда10. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ: Указатель основных нормативных актов и методических пособий по документационному обеспечению управления и архивному делу. - Мэрия Москвы, Научно-внедренческая фирма "Межрегионсервис", 1997. Государственная система документационного обеспечения управления. основные положения. Общие требования к документам и службам ДОУ. Одобрены комиссией Главархива СССР 27.04.88, приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33 / ВНИИДАД. М., 1991. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ / Росархив. М., 1992. Володин В.В., Ермолаева А.В. Организация делопроизводства в органах представительной и исполнительной власти, организациях, учреждениях. Саратов, 1994. Бондырева Т.Н. Секретарское дело: Практическое пособие. М., Высшая школа, 1989. Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Г. Делопроизводство и техническая документация. М., 1991. Андреянова В.В. Как организовать делопроизводство на предприятии. М., ИНФРА, 1987. Басаков М.И. Основы делопроизводства в вопросах и ответах. Учебное пособие. Ростов-на-Дону, "Феникс", 1997. 1 Государственная система документационного обеспечения управления. основные положения. Общие требования к документам и службам ДОУ. Одобрены комиссией Главархива СССР 27.04.88, приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33 / ВНИИДАД. М., 1991. 2 Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ / Росархив. М., 1992. 3 Государственная система документационного обеспечения управления. основные положения. Общие требования к документам и службам ДОУ. Одобрены комиссией Главархива СССР 27.04.88, приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33 / ВНИИДАД. М., 1991. 4 Бондырева Т.Н. Секретарское дело: Практическое пособие. М., Высшая школа, 1989. 5 Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Г. Делопроизводство и техническая документация. М., 1991 г. 6 Государственная система документационного обеспечения управления. основные положения. Общие требования к документам и службам ДОУ. Одобрены комиссией Главархива СССР 27.04.88, приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33 / ВНИИДАД. М., 1991. 7 Володин В.В., Ермолаева А.В. Организация делопроизводства в органах представительной и исполнительной власти, организациях, учреждениях. Саратов, 1994. 8 Государственная система документационного обеспечения управления. основные положения. Общие требования к документам и службам ДОУ. Одобрены комиссией Главархива СССР 27.04.88, приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33 / ВНИИДАД. М., 1991. 9 Андреянова В.В. Как организовать делопроизводство на предприятии. М., ИНФРА, 1987. 10 Басаков М.И. Основы делопроизводства в вопросах и ответах. Учебное пособие. Ростов-на-Дону, "Феникс", 1997. 2 Работа на этой странице представлена для Вашего ознакомления в текстовом (сокращенном) виде. Для того, чтобы получить полностью оформленную работу в формате Word, со всеми сносками, таблицами, рисунками, графиками, приложениями и т.д., достаточно просто её СКАЧАТЬ.  |
|
Банк готовых работ
Форма заказа
Скачать работу
экономические  Copyright © refbank.ru 2005-2024
Все права на представленные на сайте материалы принадлежат refbank.ru. Перепечатка, копирование материалов без разрешения администрации сайта запрещено. |
|