|
|
Методы и средства офисной автоматизацииСОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ 3 1. АВТОМАТИЗАЦИЯ ОФИСА, ХАРАКТЕРИСТИКА И НАЗНАЧЕНИЕ 4 ОСНОВНЫЕ КОМПОНЕНТЫ ОФИСНЫХ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ 6 2.1. Базы данных - тенденции эволюционного развития. 6 2.2. Текстовый процессор. 8 2.3. Электронная почта. 9 2.4. Аудиопочта. 10 2.5. Табличный процессор. 10 2.6. Электронный календарь. 11 2.7. Компьютерные конференции и телеконференции. 11 2.8. Факсимильная связь. 14 3. МЕТОДЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ОФИСОВ 16 3.1. Основные методы автоматизации учрежденческой деятельности 16 3.2. Средства офисной автоматизации и коллективной работы. 20 3.3. Средства управления электронными документами. 23 3.4. Средства автоматизации документооборота. 26 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 30 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 33 ВВЕДЕНИЕ Долгое время автоматизация учреждений в России осуществлялась в виде различного рода подсистем АСУ, основанных на базах данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата, контроль исполнения и др.) Не умоляя значимости этих подсистем, заметим, что они охватывали лишь до 15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении. Нужды по электронной обработке документов удовлетворялись применением функциональных пакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и интегрированных пакетов программ Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Эти средства оказались недостаточными для управления огромными потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как внутри одного предприятия, так и между ними. В целом такой подход грешил отсутствием комплексности в автоматизации делопроизводства и управления документооборотом. В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами. Цель данной курсовой работы кратко рассмотреть современное состояние и тенденции развития методов и средств, направленных на совершенствование решений в области информационных технологий офисной автоматизации. 1. АВТОМАТИЗАЦИЯ ОФИСА, ХАРАКТЕРИСТИКА И НАЗНАЧЕНИЕ Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда. Автоматизация офиса (рис. 1.) призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечивают рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией. Рис. 1. Основные средства автоматизации офиса. Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением. Информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией. Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы. В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д. Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники. 2. ОСНОВНЫЕ КОМПОНЕНТЫ ОФИСНЫХ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ 2.1. Базы данных - тенденции эволюционного развития. База данных является обязательным компонентом любой технологии. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных. К примеру, в базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья. Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных. Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами. Полученная из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения. Технологии баз данных изменяются в соответствии с насущными информационными потребностями дня. В индустрии управления документами наблюдаются динамичные изменения. Потребности пользователей постоянно растут, в связи с этим появляются все новые и новые технологии, и дистрибьюторы не упускают шанс поставить на них. Наряду с технологиями, передовые аппаратные средства, а также стратегические альянсы на рынке диктуют новый подход к накоплению данных в организациях и выдвигают дополнительные требования к обработке информации. По моему мнению, одно из основных изменений, которое имеет место в области управления документами, - это тенденция к единению, т. е. объединение документов и содержащихся в них данных. Налицо тот факт, что все большее количество документов изначально рождается в электронном виде. Такие технологии, как обмен электронными данными (EDI), intranet и цифровая подпись, размывают границы между данными, документами и записями. Они ликвидировали необходимость "вырабатывать" заполненные информацией листы бумаги. Данные для бизнес-транзакций создаются в электронном виде, поэтому бумага как промежуточный шаг в осуществлении транзакции больше не используется. Несмотря на то, что есть типы документов, например факсы или образы (images), где данные безнадежно переплетаются с формой, значение их в дальнейшем будет падать, и в качестве центральной точки информационных систем, на которой следует сфокусировать внимание, можно принять сервер баз данных. EDI-транзакции пришли на смену форматируемым документам (формам). Они делают невозможным отмену приема и отправки документов, идентифицируют адресата и отправителя, гарантируют безопасность документов во время передачи. Крупные торговые фирмы, в частности, обычно внедряют EDI, требуя от поставщиков осуществлять коммуникацию в режиме on-line для того, чтобы сэкономить средства и иметь преимущества перед конкурентами. Наиболее важный аспект EDI - слияние документов и данных, т. е. минимизация разницы между данными, документами и записями. Ряд организаций уже осознал, что, поместив на Web-сервер сети intranet внутренние формы, удается сохранить значительные средства. Эта методика не требует создания бумажной формы, ввода в нее данных и последующего их извлечения с помощью технологий оптического распознавания. Таким образом, управление данными, документами и записями соединяется воедино. Сейчас на горизонте появляется технология цифровой подписи, которая призвана обеспечить авторизацию электронных документов. Сообщение - это оцифрованный отпечаток зашифрованного содержания. Цифровая подпись сообщения означает, что документ не был изменен во время передачи. Узаконивание электронной авторизации уже близко. В течение последующих ближайшего времени цифровая подпись займет превалирующие позиции, еще больше сократив дистанцию между управлением данными, документами и записями. Предыдущие различия между управлением данными, управлением документами, информацией и записями в структурированных бизнес-транзакциях, по всей видимости, становятся менее заметными. База данных формирует единый репозитарий и является фокусом всей структурированной деловой информации. Технология реляционных баз данных, как часть корпоративной информационной технологии, уже имеет устойчивое положение и находит себе достойное применение. Структурированные документы/записи (транзакции) станут одной из областей систем управления базами данных. Традиционные базы данных и инструменты, однако, не смогут должным образом соответствовать работе с неструктурированной информацией. По ряду оценок, количество неструктурированной информации в организациях достигает 65% и более, это означает, что в реляционных базах данных размещается только 1/3 всей информации компании. Размышления по этому поводу наводят на мысль о том, что базы данных, как фокус информационных ресурсов предприятия, неизбежно будут эволюционировать. Web дала нам в руки электронные документы. Эти документы содержат информацию в различных форматах (PDF, SGML, JavaDoc, MS Word и др.); на сегодняшний день доступны четыре метода управления электронными документами: "родная" файловая система, системы управления реляционными базами данных (RDBMS), системы управления объектно-ориентированными базами данных (OODBMS) и системы управления объектно-реляционными базами данных (ORDBMS). Ведущие производители технологий баз данных сконцентрировали усилия на объектно-реляционной технологии, которая позволяет новым системам работать со сложными типами данных, какими являются электронные документы. Некоторые из поставщиков объектно-реляционной технологии используют термин "универсальный сервер", удачно раскрывающий идею объединения в базе данных как структурированной, так и неструктурированной информации. Универсальные серверы способны управлять сложными данными - объектами, хотя данные типа BLOB им пока не по плечу. За концепцией универсального сервера стоит намерение сохранить независимость данных, иными словами, отделить данные от приложений, в которых они обрабатываются. Универсальные серверы будут полезны в организациях, где необходим структурированный доступ к информационным ресурсам, - они упростят управление данными и информационными объектами. Говоря о новых тенденциях развития баз данных, ориентированных на индустрию управления документами, нельзя игнорировать такую важную деталь, как поиск и вывод информации. Web культивирует идею так называемого неосознанного процесса поиска информации, и, надо сказать, на сегодняшний день Internet/Web уже вполне успели познакомить нас с теми затруднениями, которые связаны с подобным коллективным поиском и выводом информации. Поскольку каждый из нас лично столкнулся с этими проблемами, то каждый вправе потребовать от системы и лучшего выполнения классификации, более совершенного вывода из документной базы данных запрашиваемой информации, включая удобное представление этих документов на экране. Классификация подразумевает индексирование, правильное исполнение которого может упростить целевой поиск и уменьшить время "пролистывания" документной базы данных (или даже всей Web). Все это приводит к выводу о том, что необходимы качественные инструменты индексирования и поиска. Эти инструменты должны точно описывать интеллектуальное наполнение электронных документов, различать содержимое похожих, но разных записей и предоставлять пользователю умеренное количество найденных документов, в противном случае поиск достигает "точки тщетности". Резюме может быть следующим. Для эффективного управления и использования информации следует обязательно принимать во внимание задачу поиска информации и инструменты осуществления этого процесса. Эффективный поиск - дело важное, а базы данных как репозитарии обеспечивают необходимые средства. 2.2. Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т.д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме. Лидирующие позиции на российском рынке занимает текстовый редактор Microsoft Word 97 (8.0, SR-1, SR-2) и шагающий ему на смену Microsoft Word 2000. Следует отметить Ami Pro, Word Perfect, Лексикон 97. Современный текстовый редактор является мощным средством работы с документами, оснащённое многими сервисными возможностями. Обыденными возможностями сегодня являются шрифтовой и художественный дизайн, автоматическая проверка правописания, анимация (для электронных документов). По своей сути текстовые редакторы уже приблизились к специализированным электронным издательским системам. 2.3. Электронная почта. Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации. Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлении, при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Вы также можете послать отправление с уведомлением о его получении адресатом. Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности. Первая - купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты. Вторая возможность связана с покупкой услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату. Электронная почта также становится обязательным компонентом офисных ППП. Наиболее широко распространенные ППП электронной почты: • Outloock Express; • Eudora (Qualcomm); • Pegasys Mail (David Haris); • DML (DEMOS). Они различаются платформами, на которых работают (DOS, Windows З.х, Windows 95/98, Windows NT, Macintosh), ценой и условиями распространения, поддерживаемыми транспортными протоколами, интерфейсом с сетями. Электронная почта должна обеспечивать шифрование передаваемой информации, факсимиле подписи, проверку орфографии на любом из языков, управление сообщениями по электронной почте (оповещение о новой почте, организация почтовых ящиков, поиск, цитирование корреспонденции и т.д.). 2.4. Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети. Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения. Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще - при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры. 2.5. Табличный процессор. Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций: ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных; обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.); вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных; качественное оформление табличных форм представления данных; многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков; проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов; проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций. Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки данных посети. Самыми распространёнными являются табличные процессоры Exel for Windows, Quattro Pro for Windows, Lotus 1-2-3 for Windows. 2.6. Электронный календарь. Органайзеры (планировщики) - программное обеспечение для планирования рабочего времени, составления протоколов встреч, расписаний, ведения записной и телефонной книжки. В состав программ органайзеров входят: калькулятор, записная книжка, часы, календарь и т.п. Наиболее часто подобное программное обеспечение разрабатывается для ноутбуков, персональных компьютеров блокнотного типа. Электронный календарь предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты. Система дополнительно дает возможность получить доступ также и к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями. Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед. 2.7. Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций. В литературе часто можно встретить термин телеконференция. Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную. Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста: создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах; заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках; заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста. Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации. Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме. Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц. Следует напомнить, что идея хранения изображений не нова и реализовывалась раньше на основе микрофильмов и микрофиш. Созданию данной технологии способствовало появление нового технического решения - оптического диска в комбинации с цифровой записью изображения. Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками. Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно. Эффективность аудиоконференций повышается при выполнении следующих условий: работник, организующий аудиоконференцию, должен предварительно обеспечить возможность участия в ней всех заинтересованных лиц; количество участников конференции не должно быть слишком большим (обычно не более шести), чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы; программа конференции должна быть сообщена ее участникам заблаговременно, например, с использованием факсимильной связи; перед тем как начать говорить, каждый участник должен представляться; должны быть организованы запись конференции и ее хранение; запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем ее участникам. Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференций, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение. Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса. Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконференций: односторонняя видео- и аудиосвязь. Здесь видео- и аудиосигналы идут только в одном направлении, например от руководителя проекта к исполнителям; односторонняя видео- и двухсторонняя аудиосвязь. Двухсторонняя аудиосвязь дает возможность участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмениваться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником; двухсторонняя видео- и аудиосвязь. В этой наиболее дорогой конфигурации используется двухсторонняя видео- и аудиосвязь между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус. 2.8. Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом. Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения. Факсы используются очень часто. Газеты и финансовые учреждения пользуются их услугами на протяжении многих лет. Первые факсы были аналогичны звуковым модемам. Однако технологии не стоят на месте, а постоянно совершенствуются. Страница текста или фото загружается в факс и сканируется. При этом луч сканера, перемещаясь по странице, кодирует белые и темные участки изображения, которые затем цифровом виде передаются по телефонным линиям. При получении сообщения происходит аналогичный процесс, но только в обратном порядке - значения битов, представляющие коды символов, переводятся из цифровой формы в аналоговый сигнал. Факс посылает и принимает в оцифрованном виде отсканированные страницы с графическими изображениями, текстом и т. п. Поскольку факс работает только с графическими символами, компьютерная программа не может быть передана с его помощью. Модем не выполняет преобразований графических изображений в цифровой вид, а служит лишь для передачи любой цифровой информации по телефонным линиям. Другими словами, если вы с помощью какой-либо программы закодировали изображение (например, сформировали графически файл), то его вы сможете легко передать через модем. Однако в этом случае получатель должен будет самостоятельно декодировать ваш файл с помощью какой-либо программы работы с графикой. Факс и модем не могут одновременно (в одно и то же время) использовать одну телефонную линию. Но по отдельности они, конечно же могут обслуживаться одной телефонной линией. В настоящее время во всем мире используются миллионы факсов для передачи документов, подписей, печатей писем и т. п. между странами, в пределах одной страны и даже между факсами в разных комнатах одной компании. С помощью факса можно отправить письма всего за несколько минут. Существует множество программ, которые позволяют задержать отправку факсов, например, до ночного времени, когда телефонные тарифы уменьшаются. В зависимости от вида бизнеса и объема почты, которую нужно отправлять, факс-система может окупить себя за очень короткое время. Ее ли у вас имеется факс/модем, то его использование будет стоить дешевле электронной почты. В некоторых факсах используется специальная термобумага для печати {особенно в дешевых факсах). Термобумага не обеспечивает хорошего разрешения и со временем темнеет. В более дорогих факсах применяется чернильная (струйная) или лазерная технология для печати на высококачественной бумаге. Данные устройства работают более медленно, но могут быть использованы в качестве ксерокса. Факсы имеют много общего с ксероксами, сканерами и принтерами. Некоторые компании выпускают универсальные машины, в которых объединяются возможности всех перечисленных устройств. Некоторые компании разработали факсовые системы на платах расширения, подключаемых к компьютерам. На большинстве плат факсы объединены с 1 модемами и образуют единую систему. Такие комбинированные платы используют всего одно гнездо на материнской плате для подключения. Специальное программное обеспечение позволяет компьютеру управлять работой факса. Различные тесты, письма и заметки могут быть созданы с помощью текстовых редакторов, а затем переданы по телефонным линиям. Компьютер может быть запрограммирован на посылку сообщений или писем в то время, когда тарифы на передачу самые низкие. Компьютерные факсы имеют один недостаток - они не могут скопировать информацию, подписи, графику и т. д. Но при наличии сканера эта информация может быть записана в файл на диске и добавлена в документ для передачи по факсу. Есть много различных моделей сканеров, которые можно использовать для ввода графических или текстовых данных. Если на компьютере установлено соответствующее программное обеспечение, он может получать и хранить любую информацию. Некоторые компании настраивают факсы так, чтобы они принимали сообщения круглосуточно. 3. МЕТОДЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ОФИСОВ 3.1. Основные методы автоматизации офисной деятельности. Рассмотрим основные методы автоматизации офисной деятельности. Современные организации представляют собой совокупность подразделений, филиалов, отделов и офисов, обменивающихся между собой информацией и выполняющих отдельные части общей работы. Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисе являются: ввод информации в систему; хранение, навигация, поиск и фильтрация документов; коллективная работа с документами; вывод информации из системы. Существуют различные способы ввода информации в систему. Это прежде всего сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. В системах первого поколения графические образы введенных документов идентифицируются с помощью ключевых слов для последующего поиска необходимой информации (например: система SoftSolutions). Позднее стала применяться технология оптического распознавания символов OCR (Optical Character Recognition). После сканирования и ввода документа в систему его графический образ "переводится" в текст, затем следует исправление ошибок распознавания. При массовом ручном вводе однотипных документов используются электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления полей (атрибутов), что позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления. Информация в офис может поступать и путем импорта файлов с магнитных носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и т.п.). Ввод информации сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов и ключевых слов, аннотированием их содержания. Для ускорения последующего контекстного поиска производится полнотекстовое индексирование документов. Важное значение для организации эффективного управления неструктурированными документами имеют методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов. Документы могут храниться просто в файловой системе, и при этом система каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов. В современных ОС типа Windows 95/98/2000 есть возможность задания длинных имен каталогов и файлов в качестве названий папок и документов, а также имеются соответствующие средства поиска файлов по их параметрам. Ряд систем, основанных на электронной почте, хранят документы в почтовых ящиках в виде почтовых сообщений с присоединенными файлами. Навигация в хранилище упрощается с помощью вложенных папок личного и коллективного пользования. Однако, в таких системах поиск и фильтрация ограничены лишь отбором и сортировкой документов по атрибутам и тексту почтового сообщения. Специфический метод хранения реализован в пакете Lotus Notes в виде так называемой базы документов. База документов может хранить как однотипную так и разнотипную информацию в виде одного файла. Документы допускают внутреннюю структуризацию на основе формуляров путем выделения и добавления полей в документе. Навигацию в базе документов упрощает наличие страниц баз документов и категорий документов. Почтовые сообщения также хранятся в виде базы документов, файлы произвольного вида допускается присоединять к текстовым документам. Многие современные системы электронных документов используют в дополнение к файловой системе так называемые библиотеки документов, содержащие в БД карточки документов с атрибутами и ключевыми словами. Для логической группировки документов применяются папки. Поиск и фильтрация документов производится по запросам на основе контекстного поиска: по атрибутам, по ключевым словам и по полному содержанию текста на основе индекса. При использовании механизма четкого поиска (например, DOCS OPEN) в запросе не должно быть орфографических ошибок, а в тексте документа - ошибок распознавания. При этом может морфологический разбор позволяет упростить Недавно на основе нейронных сетей и искусственного интеллекта реализована технология нечеткого поиска по полному содержанию документа (например, технология адаптивного распознавания образов APRP в пакете Excalibur EFS). Нечеткий поиск не требует полного соответствия искомых фраз с содержимым документов, кроме того, исключает потребность в исправлении ошибок после распознавания текста. Система поиска всегда выдает пользователю ответ, наилучшим образом согласованный с терминами или фразами запроса. Фирмы-производители реляционных СУБД (в частности ORACLE) проповедуют другие схемы хранения - текстовые и универсальные БД. Тексты документов хранятся в символьных полях переменной длины, расширенные средства SQL-поиска позволяют формировать смешанные запросы для поиска по атрибутам и контекстного поиска, а дополнительные функции обеспечивают обработку текста. Для хранения произвольной информации, в том числе мультимедиа, можно использовать поля бинарных объектов большой длины BLOB и/или гипертекст. СУБД, расширенные для поиска и обработки такой информации, образуют универсальные сервера БД. Другой способ хранения документов произвольного содержания реализуют объектно-ориентированные БД (например, Informix Illustra). Феномен распределенного гипертекста составляет основу широко внедряемой Web- технологии. Хранилище информации представляет собой совокупность гипертекстовых страниц, распределенных по узлам сети Internet или корпоративной сети (Intranet). Каждая страница размещается в отдельном файле и представляет собой текст, размеченный с помощью языка HTML. Структуризация документа осуществляется путем форматирования, выделения полей, создания форм для диалогового заполнения документа и организацией внутренних гипертекстовых ссылок. Допускается создание гипермедиа включением любой мультимедиа-информации (растровая графика, аудио, видео). Навигация по хранилищу гипертекста осуществляется с помощью внешних гипертекстовых ссылок URL на документы, расположенные на различных узлах сети (Web-серверах). Кроме того, для определения местонахождения документов служит контекстный поиск. Для ускорения поиска информации в "паутине" применяются специальные программы-роботы, сканирующие Web- сервера и строящие некое подобие индекса. Использование гипертекста позволяет создать информационную инфраструктуру территориально распределенного учреждения и упростить диалоговый интерфейс пользователя, что наиболее важно при разработке информационных приложений для руководителей. Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware и workflow. Технологии groupware ориентированы на небольшие рабочие группы, характеризуются поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организации работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов доступа: сетевой доступ к файлам и базе данных; локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии); терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений; просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа). Нужно отметить, что Web-технологии помимо гипертекстового протокола HTTP включают в себя ряд других методов доступа. При коллективной работе важно наличие блокировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование доступа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности обеспечивается методами и средствами шифрации и электронной подписи . Технологии класса workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных офисах и для них характерно: поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно; четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения. Деловой процесс формализуется как совокупность состояний и переходов, необходимых для описания взаимодействия, как минимум двух субъектов (в частном случае сотрудников предприятия) для достижения выполнения заранее заданного условия. Частным случаем такого взаимодействия является простая пересылка документа из точки в точку. Одной из реализаций технологии workflow является так называемая "система графов", где каждый шаг представляет собой вектор и отражает движение задания, связанного с документом, или просто передвижения документа от одного субъекта к другому. При этом на человека, отвечающего за правильность функционирования схемы, ложится ответственность учета всевозможных непредвиденных (или отказных) ситуаций, которые могут возникнуть на пути движения документа. Другая реализация основывается на понятии "цикл" ("loop") или "стол". В этом случае подразумевается, что наименьшим элементом в схеме взаимодействия является цикл, учитывающий всю гамму взаимодействия между двумя произвольными субъектами. При этом система сама отслеживает замкнутость процесса и, в случае ошибки, указывает место некорректности с указанием ее причины, после чего прекращается генерация нового процесса. Регламентации взаимоотношений субъектов документооборота дополняется заданием безусловной и условной маршрутизация документов (по электронной почте) и времен обработки документа для контроля и учета исполнения. Обработка информации базируется на методах и средствах офисной автоматизации: обработка текста, электронные таблицы, деловая и презентационная графика, планирование работ и совещаний, генерация отчетов из базы данных, мультимедиа. Для комплексирования разных видов информации и интеграции пакетов программ используются несколько методов, среди которых центральное место занимает методы OLE для связывания и встраивания объектов. Вывод информации осуществляют путем печать документов, публикация их на Web- серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или рассылки по телекоммуникациям. Информационно-программные средства автоматизации учреждений делятся на следующие категории: функциональные и интегрированные пакеты офисной автоматизации; системы для организации групповой работы; системы управления электронными документами; средства управления документооборотом. 3.2. Средства офисной автоматизации и коллективной работы. Самым распространённым средством офисной автоматизации стали пакеты прикладных программ (ППП). Данный класс программных средств наиболее представителен, что обусловлено, прежде всего, широким применением средств компьютерной техники во всех сферах деятельности человека, созданием автоматизированных информационных систем различных предметных областей. Примерная классификация и типовые представители прикладного программного обеспечения представлены на рис. 2. Рассмотрим ППП, имеющих непосредственно прямое отношение к автоматизации офисной работы. Лидирующее место на рынке пакетов прикладных программ заняли пакеты Microsoft Office for Windows 97 (ставший классикой, сменившей ещё совсем недавно популярный Microsoft Office for Windows 95) и Microsoft Office for Windows 2000, анонсированный летом 1999 года. Рис. 2. Классификация пакетов прикладных программ. Microsoft Office for Windows 97 представляют собой набор прикладных программ для автоматизации работы современного офиса, которые объединены в один пакет и работают как единое целое. Microsoft Office for Windows 97 поставляется в двух различных вариантах, что позволяет удовлетворить потребности всех пользователей. Microsoft Office Standard имеет в своем составе электронную таблицу Microsoft Excel, текстовый процессор Microsoft Word, систему подготовки презентаций Microsoft PowerPoint и планировщик Microsoft Schedule+. Microsoft Office Professional, помимо вышеперечисленных приложений, включает в себя также СУБД Microsoft Access. Microsoft Office 2000 насчитывает пять разновидностей (Standart, Professional, Small Business, Premium, Developer), различающиеся разной комплектацией интегрированных приложений. Пакет, кроме совершенствования интерфейса интегрированных приложений, расширен дополнительными компонентами и нацелен на работу в сети (см. таблицу 1). Повысились системные требования к рабочей станции, если MS Office 97 , был готов к работе на 486-м процессоре, то для MS Office 2000 необходим как минимум Pentium 75, а для версии Premium нужен Pentium 166 и выше. Совместно запускать несколько приложений пакета позволит только наличие 32 Mб памяти. Microsoft Office for Windows использует все преимущества Windows: поддерживаются длинные имена файлов, "горячие клавиши" и многозадачность. Пользователь получает доступ к почтовой станции Microsoft Exchange для обмена факсами и электронными письмами. Microsoft Office for Windows - это не только набор приложений, но и платформа для разработки. Разработчики могут использовать Microsoft Office в качестве основы для создания собственных приложений, предназначенных для удовлетворения конкретных нужд заказчика. Таблица 1 Версия Целевая аудитория Состав Standart Индивидуальные пользователи Текстовый процессор Word 2000, электронная таблица Exel 2000, средства подготовки презентаций Power Point 2000, система электронной почты Outlook 2000 Small Business Рабочие группы, малый бизнес Standart + малая издательская система Publisher 2000 и набор утилит Small Business Tools Professional Корпоративные пользователи Small Business + СУБД Access 2000 Premium Корпоративные пользователи, активно Professional + Web-редактор Front Page 2000 и графический пакет Photo Draw 2000 Developer Разработчики Premium + инструментальные средства Office Developer Tools, Runtime-библиотеки и документация. Microsoft Office for Windows содержит мощные инструментальные средства для разработки различных документов, как правило достаточные для налаживания чёткой работы офиса фирмы, предприятия в области не требующей узкой специализации. Справедливо будет заметить, MS Office не единственный пакет прикладных программ такого рода. Определённым вниманием пользуется Star Office. Для некоторых предметных областей возможна типизация функций управления, структуры данных и алгоритмов обработки. Это вызвало разработку значительного числа пакетов прикладных программ одинакового функционального назначения и, таким образом, создало рынок программньк продуктов: ППП автоматизированного бухгалтерского учета; ППП финансовой деятельности; ППП управления персоналом (кадровый учет); ППП управления материальными запасами; ППП управления производством; банковские информационные системы и т.п. Основные тенденции в области развития проблемно-ориентированных программных средств таковы: создание программных комплексов в виде автоматизированных рабочих мест (АРМ) управленческого персонала; создание интегрированных систем управления предметной областью на базе вычислительных сетей, объединяющих АРМы в единый программный комплекс с архитектурой клиент-сервер; организация данных больших информационных систем в виде распределенной базы данных на сети ЭВМ; наличие простых языковых средств конечного пользователя для запросов к базе данных; настройка функций обработки силами конечных пользователей (без участия программистов); защита программ и данных от несанкционированного доступа (парольная защита на уровне функций, режимов работы, данных). Для подобного класса программ высоки требования к оперативности обработки данных (например, пропускная способность для банковских систем должна составлять несколько сот транзакций в секунду), велики объемы хранимой информации, что обусловливает повышенные требования к средствам администрирования данных БД (актуализации, копирования, обеспечения производительности обработки данных). Наиболее важно для данного класса программных продуктов создание дружественного интерфейса для конечных пользователей. Данный класс программных продуктов весьма динамичен как по составу реализуемых ими функций, так и по используемому для их создания инструментарию разработчика. Со временем границы компьютеризации информационных систем, как правило, расширяются, что приводит к изменению функций существующих ППП. Система Lotus Notes. Система Lotus Notes представляет собой платформу типа клиент-сервер, служащую для разработки и размещения прикладных программ группового обеспечения. Благодаря тому, что система Lotus Notes объединяет важные технологии, необходимые для подготовки этих приложений, она предлагает разработчикам наиболее производительную платформу, ориентированную на совместное использование информации. Система Lotus Notes позволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать и создавать информацию, предназначенную для документов. Эта информация может поступать в различных форматах, таких как тексты, изображения, видео и звук, и от различных источников, таких как компьютерные прикладные системы, оперативные системы или системы деловых линий (Line of Business Systems), сканеры или факс-аппараты. Пользователям система Lotus Notes обеспечивает доступ к сети через любой применяемый ими графический пользовательский интерфейс (Windows, Mac, OS/2, Unix). Основными системы Lotus Notes являются: Единый, постоянный пользовательский интерфейс для обращения ко всем другим пользователям, сетевым ресурсам и информации. Гибкость при обработке сложных документов, содержащих данные различного рода от таких источников, как компьютерные приложения, новостные каналы (newsfeeds), сканированные изображения и структурированные реляционные системы. Среда быстрой разработки прикладных программ для рабочих групп. Развитая система защиты доступом к информации на всех уровнях, вплоть до уровня отдельного документа. Применение тиражирования для предоставления всем пользователям доступа к свежей информации, располагающейся в любом подразделении предприятия, в его филиалах, у удаленных пользователей, а также у заказчиков и поставщиков. Открытость, заключающаяся в поддержке множества сетевых и компьютерных операционных систем, компьютерных приложений, внешних источников данных, систем передачи сообщений и прикладных программных интерфейсов API. Масштабируемость - возможность поддерживать организации любого размера, от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной сети с десятками тысяч пользователей. Полная интеграция набора разнообразных элементов клиентских и серверных программных модулей (среда пользователя, распределенная обработка документов, передача сообщений, защита и среда разработки), необходимая для создания технологии бизнес-процесса заказчика на множестве платформ. Рабочее пространство пользователя (Workspace) системы Lotus Notes представляет собой графический пользовательский интерфейс, который знаком для пользователей систем Windows, Mac System7, OS/2 или Unix. Рабочее пространство системы Lotus Notes состоит из шести фиксированных экранных окон, в которых размещены пиктограммы, представляющие документные базы данных системы Notes . Пользователь может располагать окна на экране по своему усмотрению. База документов Notes представляет собой средство хранения объектов, при помощи которого пользователи могут вызывать, отслеживать, хранить и преобразовывать информацию в своей сети. База документов может совместно эксплуатироваться пользователями, присоединенными к одной и той же сети. Сложные документы, составляющие базу данных, создаются и обновляются при помощи бланков Notes Forms и редактора WYSIWYG, который позволяет пользователю вводить и редактировать текст или применять неделимые объекты системы Notes. Система Lotus Notes использует средства OLE и другие программные мосты для интеграции с различными прикладными программами. 3.3. Средства управления электронными документами. В любом учреждении рано или поздно становится актуальным вопрос наведения порядка в информационных потоках. Определяющим фактором является время, требуемое для поиска необходимого документа или для подборки материалов. Стержнем любой системы управления электронными документами является архив, где документы находятся в процессе работы над ними и где они остаются до тех пор, пока содержащаяся в них информация представляет интерес. Под электронным архивом понимается совокупность аппаратно-программных средств и технологий для создания хранилища электронных документов и обеспечения доступа к ним из систем управления электронными документами. Электронные документы - это все документы, созданные электронными средствами в виде текстовых или графических файлов. Система управления документами DOCS OPEN Программный продукт DOCS OPEN (компания PC DOCS Inc.) позволяет организовать электронный архив на предприятии. Система предназначена для хранения, поиска и обработки информации, хранящейся в распределенной гетерогенной среде на накопителях различной природы. Система построена по современной архитектуре "клиент-сервер" . DOCS Open имеет минимум два сервера: сервер библиотеки, который хранит карточки документов, и сервер документов, хранящий сами документы; оба сервера могут с успехом функционировать на одной машине. Дополнительно в системе есть сервер полнотекстового индекса. В качестве сервера библиотек может использоваться любой промышленный SQL Server. Система управления базами данных должна отвечать двум требованиям: уметь работать с ANSI SQL и иметь ODBC-драйвер. Сервер документов может строиться на основе любой сетевой операционной системы. Основное внимание фирма уделяет поддержке Novell NetWare и Windows NT. Хранение документов можно оценивать по следующим критериям: Схемы хранения документов в DOCS Open основаны на сетевой файловой системе и иерархической системе управления хранением файлов. Документы хранятся в файлах, которые размещаются на файловом сервере.. Предусмотрена возможность полуавтоматического удаления редко используемых документов. Документы редактируются непосредственно по месту хранения. Классификация документов строится на основе атрибутов, хранящихся в базе данных, и полнотекстовых индексах документов. Каждый документ в системе DOCS Open снабжается учетной карточкой. DOCS Open снабжен средствами полнотекстовой индексации. Эти средства позволяют находить документы по содержанию документа. Поисковые возможности DOCS Open основаны на интерфейсе запроса по образцу QBE (Query By Example). Для того, чтобы найти документ, необходимо заполнить предполагаемую карточку документа. В ответ система выдает список документов, соответствующих введенным данным. Пользователи имеют возможность объединять документы в папки. DOCS Open поддерживает распределенную обработку документов. Поэтому документы всегда лежат на тех серверах, куда они первоначально были положены. Документ передается пользователю только в тот момент, когда он ему нужен для обработки. При редактировании документ видоизменяется прямо по месту своего хранения. DOCS Open позволяет редактировать с временным копированием документов на локальный диск. Наиболее сильной стороной DOCS Open является возможность ведения распределенных и удаленных архивов информации. DOCS Open обладает развитыми средствами защиты документов. Система может определять права доступа к карточке документа и к самому телу документа. Для интеграции с приложениями в состав DOCS Open входит модуль обмена информацией с Lotus Notes, а именно: Interchange for Lotus Notes. Система DOCS Open также хорошо интегрируется с системой управления документооборотом Action WorkFlow или более простыми программами Action DocRoute и WorkRoute. Недостатками системы являются чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам при вводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса. Система управления документами Excalibur EFS. Другим примером системы управления электронными документами является продукт Excalibur EFS фирмы Excalibur Technologies Corp. Серверное программное обеспечение данной системы функционирует в среде операционной системы Unix, а клиентские рабочие места могут работать под MS Windows и Windows 95. В качестве базы данных учетных карточек могут применяться СУБД Oracle, Informix, Sybase и Ingres. Эта система использует новейшие технологии нейронных сетей и искусственного интеллекта и основанные на них метод нечеткого поиска по полному содержанию документа и "компактный" способ индексирования (30% исходного текста против 70 - 100% для полнотекстового поиска). Нечеткий поиск сокращает до минимума влияние ошибок распознавания символов, ошибок набора на клавиатуре при вводе данных, а также ошибок правописания в запросах поиска. Пакет базируется на оригинальной технологии адаптивного распознавания образов APRP и реализован с помощью механизма нейронных сетей. Эта технология обеспечивает автоматическую индексацию всего содержания документа, что исключает необходимость выбирать вручную ключевые слова и дает возможность нечеткого поиска любого слова в документе. Пакет Excalibur EFS предоставляет пользователю и другие режимы поиска информации: нечеткий поиск по названиям документов; ассоциативный поиск по всему тексту с заданными синонимами; прямой доступ к файлам по пиктограммам; запросы в стиле обычной базы данных; поиск по ключевым словам в полном тексте, именах и названиях; логический поиск по всему тексту. Система имеет русский интерфейс и позволяет работать с русским текстом. Данный продукт хорошо интегрируется с системой документооборота Staffware. К недостаткам пакета следует отнести то, что рабочее место оператора ввода документов в архив работает под управлением операционной системы Unix или MS Windows (но в режиме эмуляции X- терминала) и требует достаточной квалификации от оператора для назначения местоположения файлов в библиотеках. Также нужно отметить достаточно высокую цену продукта в расчете на одного пользователя. 3.4. Средства автоматизации документооборота. В последнее время в зарубежных странах пользуются особой популярностью автоматизированные системы построения и управления деловыми процессами в организациях. С помощью таких систем можно организовать систему электронного документооборота на предприятии, а также систему контроля выполнения заданий и загрузки сотрудников. Данные системы относятся к типу workflow. Следует отметить, что они ставят целью не полный отказ от бумажных документов (что невозможно по ряду причин, главными из которых являются причины юридического характера), а сведение к минимуму перемещение бумаг внутри предприятия. Пакет управления документооборотом Action Workflow. Зачастую, помимо грамотного хранения информации, возникает потребность в организации определенных маршрутов работы над документами (маршрутизация) и контроля исполнительской дисциплины. Когда нет устоявшихся маршрутов обработки информации и желательно осуществить последовательную или параллельную рассылку необходимой документации, в ваше распоряжение предоставляется "свободный маршрутизатор", созданный и интегрированный в систему DOCS Open, посредством которого можно из списка пользователей системы или групп пользователей выбрать адресатов корреспондентов, назначить времена работы, просмотреть статус работ (получена/прочитана/выполнена и т.д.), проследить историю работы над той или иной информацией. В случае же, когда имеются относительно стабильные маршруты хождения документов, предпочтительнее использовать возможности продукта Action Workflow компании Action Technologies. Самое сложное и ответственное в данном направлении - это выбор инструментария, который позволит перенести существующие в организации процессы на язык, понятный машинам, удобно и просто будет описать с помощью терминов системы существующие взаимодействия сотрудников организации. Все это определяется той методологией, которая закладывается в инструментарий системы и призвана взять на себя тяжелое бремя по описанию процессов. Именно методология определяет скорость и качество создаваемого приложения, стоимость сопровождения продукта, дает возможность создавать новые, с постоянно улучшающимися характеристиками, образцы систем. Ее отсутствие или использование ошибочной методологии часто приводит к плохим результатам. Поэтому выбор методологии может непосредственно влиять не только на скорость проектирования системы, но и на конечный результат. В отличие от "графовых систем", где каждый "шаг " представляет собой вектор и отражает движение задания, связанного с документом, или просто документа от одного субъекта к другому, и на человека, отвечающего за правильность функционирования схемы, ложится ответственность учета всевозможных ситуаций, в том числе и так называемых "непредвиденных" (или отказных), которые по ходу дела могут возникнуть на пути продвижения документа, методология Action Workflow в элементарном звене включает все многообразие ситуаций, которые могут возникнуть при общении двух субъектов, и тем самым привнести элемент творчества в работу сотрудников. Для того, чтобы запустить процесс по нужному сценарию, его необходимо воплотить в карте бизнес-процесса. Основные особенности Action Workflow: методология учитывает "человеческий фактор"; в качестве адресата используются не имена конкретных сотрудников, а их должности (роли), что является серьезным подспорьем в организации производства; созданная карта процесса статически проверяет себя на замкнутость: документ не может быть отправлен в "никуда" или остановиться непонятно почему. Лицо, сделавшее запрос, должно узнать о результате; четкая система контроля исполнения, когда на выполнение определенной операции отводится определенное количество времени, и система сама по вашему выбору определяет штрафные санкции к провинившемуся сотруднику и реакцию системы на подобное нарушение; на рабочих местах конечный пользователь оперирует привычными для своей отрасли производства терминами - в процессе создания карты вы сами определяете "сленг", на котором будут общаться сотрудники вашего предприятия; доступ к информации в данный момент имеют только лица, которые должны с ней работать, кому это разрешили. Администратор же системы видит только состояние процесса ("запущен", "ожидает активации", "завершен"); поэтапность внедрения (автоматизацию можно начать с какого-нибудь отдела или подразделения, а в случае необходимости добавить в карту новых сотрудников, и заново создать процесс. При этом те деловые процессы, которые были запущены, дойдут до своего логического завершения, а вновь запускаемые процессы пойдут по новой карте); система имеет открытый интерфейс и может быть интегрирована в существующие приложения. Система состоит из трех частей, каждая из которых направлена на решение определенного круга задач. В совокупности они призваны обеспечить быстрый и простой путь к созданию карты взаимодействия между сотрудниками в организации. Ядром системы является AWS Manager - модуль, непосредственно отвечающий за выполнение работ согласно данным из карт, а также за контроль исполнения и назначение штрафных санкций в случае нарушения сотрудниками временных интервалов, отведенных на определенный этап работ. В дополнение к AWS Manager поставляется открытый API, посредством которого можно получить всю необходимую информацию об интересующих процессах: кто в данный момент работает над проблемой, посмотреть историю, просмотреть и при необходимости назначить временные интервалы выполнения различных стадий работ, а также сотрудников, выполняющих определенные роли, или же получить список документов, которые отправили на обработку. Продукт AWS Builder - средство, с помощью которого представляется возможность строить карты процессов и выполнять их реинжиниринг, вводить новых сотрудников и роли, проводить назначения последних, определять временные интервалы выполнения различных этапов работы, штрафные санкции, которые будут применяться в случае нарушения оных. Последняя и наиболее ценная черта данного компонента - это статическая проверка карты процесса на замкнутость при генерации процесса, что не позволит бизнес-процессу "уйти в никуда". Продукт AWS Analist - средство, предназначенное для моделирования деловых процессов, существующих на предприятии. С помощью него можно оптимизировать бизнес-процесс либо по времени, либо по затратам. Следует отметить модульность предлагаемого решения, т.е. в зависимости от потребностей можно сначала организовать у себя электронный архив, а затем систему контроля исполнения или наоборот. При этом оба компонента легко интегрируются как друг в друга, так и в уже действующие приложения. Пакет электронного документооборота Staffware. Интересными представляются технологии организации электронного документооборота и автоматизации деловых процедур на основе инструментальной среды StaffWare, работающей по технологии "клиент-сервер". Эта среда относится к классу workflow и характеризуется следующими особенностями: поддержка коллективной работы с множеством заданий большого числа исполнителей; динамическое управление и контроль исполнения работ; интегрируемость с разными приложениями под Windows и Unix; использование различных платформ. StaffWare позволяет простым способом маршрутизировать документопоток и контролировать исполнение документов по времени и дате исполнения. Будучи открытой системой, StaffWare способна интегрироваться с другими продуктами, поддерживающими автоматизированный ввод входящих документов, ведение архива документов, криптографическую защиту информации и проч. Связь с внешними процедурами может осуществляться средствами DDE и OLE. Для мощных систем документооборота имеются версии StaffWare on Oracle и StaffWare on Infirmix . Используя строгий алгоритм прохождения документов по рабочим местам, система электронного документооборота может быть быстро адаптирована к измененной структуре организации при помощи разделения работ по группам и ролевым отношениям. Наращиваемость системы электронного документооборота осуществляется путем разработки новых процедур. В StaffWare встроен удобный графический построитель процедур, наглядно отражающий маршрут прохождения документов и алгоритм их обработки. Система электронного документооборота с использованием инструментальной среды StaffWare представляет собой множество процедур, которое может модифицироваться и пополняться. Каждая процедура связывает совокупность документов, из которых одни являются родителями, другие - потомками. Отдельный документ может быть родителем одних документов и потомком других. Отношения между документами, с одной стороны, их связь с процедурами и внутреннее описание каждого документа с другой стороны, однозначно идентифицируют его в общем потоке документов. Этот идентификатор может использоваться для организации архива документов с целью быстрого поиска. Документы-потомки порождаются при исполнении шагов процедур StaffWare в любых доступных приложениях MS Windows, включая текстовые процессоры, электронные таблицы, процессоры мультимедиа и т.п. Для организации и ведения архива документов разработана информационная модель базы данных, удовлетворяющая следующим требованиям: поддержка иерархического построения, включая распределение на различных серверах с ограничением прав доступа; классификация документов по их типам (входящие, исходящие, внутренние); ведение истории жизни документа в регистрационном журнале по всем реквизитам видов работ (кто, когда и что делал с данным документом); возможность получения информации о других документах, связанных с конкретным - о предшествующих (родителях) и/или порожденных (потомках), санкционирование получения доступа к этим документам; объединение документов во временные иерархические группы с различным уровнем доступа (аналог папок, шкафов и т.п.) без изменения физического размещения документа в архиве. Наряду с информационным моделированием должно проводиться и функциональное моделирование для каждой процедуры документооборота. В заключении можно сказать, что комбинация методов и средств офисной автоматизации, систем управления базами данных (ввод, хранение и поиск структурированной информации), систем workflow (управление, маршрутизация и координация передвижения документов, контроль за своевременностью их обработки) и систем управления электронными документами (ввод, хранение, поиск неструктурированной информации), а также интеграция программных продуктов, реализующих эти методы, обеспечивает комплексную автоматизацию учрежденческой деятельности. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Офисные системы - одна из наиболее традиционных областей применения информационных технологий во всем мире. Однако современный момент в России накладывает свой весьма характерный отпечаток и на эту вроде бы типовую отрасль информационных технологий. Прежде всего, это вызвано нашим весьма динамичным стилем жизни, когда завтра все оказывается совсем не так, как было вчера. Причем меняются не только направление и масштаб деятельности фирмы, но и все и всяческие правила игры, будь то правила ведения бухгалтерской документации, банковские атрибуты или налоговое законодательство. В таких условиях заказ системы "под ключ" или закупка готовой системы редко позволяет руководству фирмы чувствовать себя достаточно уверенно. С другой стороны, содержание большой группы программистов, которая бы могла за требуемое время (практически это значит "вчера") обновить программное обеспечение и приспособить его к новым "правилам игры", а также обучить непосредственных пользователей работе с ним весьма накладно даже для многих весьма преуспевающих фирм. Среди возможных направлений "борьбы" со сложившейся ситуацией можно отметить желание многих разработчиков сделать свои системы гибкими и настраиваемыми в очень широких границах. Тут и "настройка на любое налоговое законодательство", и "поддержка произвольного числа валют", и различные средства генерации отчетов, и многое другое. Однако, оборотная сторона такого подхода ясна - громоздкая программа, которую весьма трудно протестировать во всем многообразии возможных режимов с одной стороны, и которую очень трудно администрировать даже профессиональным программистам, не говоря уже о непосредственных пользователях, поскольку правила настройки иной раз оказываются куда сложнее, чем синтаксис современных языков программирования. Отнюдь не отрицая необходимости написания гибких, настраиваемых программ такой подход не является панацеей, способной разрешить весь комплекс реальных проблем. Современный путь решения подобных проблем должен сочетать разработку достаточно гибкого и универсального ядра проекта, определение необходимых индивидуальных особенностей проекта и максимально автоматизированную генерацию кода, реализующего этот проект. При этом необходимо обеспечить качественное документирование проекта, позволяющее в любой момент вернуться к стадии уточнения индивидуальных особенностей проекта и быстро пройти весь путь до генерации работоспособного приложения, по возможности без потери прежних наработок. Разумеется, такой подход требует достаточно развитого инструментария разработчика. Основу его может составить мощный CASE, включающий в себя не только средства разработки структуры базы данных, но и средства анализа и проектирования бизнеспроцессов, проектирования интерфейсов, генератор SQL-кода и генератор кода приложения. Помимо возможности быстрой разработки системы для конкретного заказчика такой подход позволяет: - достаточно быстро модифицировать однажды разработанную систему; - сохранять при модификации высокую степень преемственности интерфейса, обеспечиваю простое и быстрое освоение пользователями новой версии системы. CASE-средства с такими возможностями есть на российском рынке. Это, прежде всего, Vantage Team фирмы CAYENNE и, с некоторыми оговорками, Designor/2000 фирмы Oracle и Silverrun фирмы Computer Systems Advisers, Inc. К сожалению, CASE-средства с такими возможностями достаточно дороги. Их использование в рамках средних и меньше проектов не всегда экономически оправдано. Другая проблема состоит в ограниченном наборе языков программирования, для которых возможна автоматическая генерация. Недавно разработан совместимый с Vantage Team автономный кодогенератор Grindery Grabber. Этот кодогенератор позволяет прочитать структуру существующей базы данных (в том числе, связи между таблицами), задать дополнительные атрибуты таблиц базы данных и их колонок, используемые при кодогенерации, и сгенерировать код на языках Informix-4GL, NewEra и SuperNova. Кодогенератор поддерживает многопользовательский режим работы, многоверсионность и выгрузку проектной информации в виде текстовых отчетов. Разработанные библиотеки функций, классов и шаблонов кодогенерации позволяют создавать приложения, использующие преимущества соответствующих средств разработки. Единство используемых атрибутов позволяет вам, разработав проект, создать часть приложений на Informix-4GL и использовать их на алфавитно-цифровых терминалах для массового вода однотипной информации, а другую часть приложений создать под графический интерфейс на языках NewEra или SuperNova. Такие приложения позволяют осуществлять сложный анализ имеющейся информации и необходимы для информационного обеспечения руководства фирмы, маркетинга и долгосрочного планирования. С использованием CASE-средства Vantage Team и кодогенератора Grindery Grabber разработан в качестве базового проект офисной системы фирмы. Основными его особенностями являются: поддержка линейного документооборота (документ становится видимым на следующем шаге после того, как он прошел предыдущий, выписанный счет виден при регистрации поступивших платежей, товары из оплаченного счета видны при формировании заказа фирме-поставщику, заказанные товары видны при регистрации поступивших на склад и т. п.); учет с точностью до единицы товара (под какой счет заказан, когда поступил, кому выдан); контроль актуального состояния ведущихся проектов от замысла до регистрации статуса различных версий (от "разработка начата" до "версия продается"); регистрация пользователей проданных программных продуктов, генерация активизационных ключей, регистрация договоров на техническую поддержку и соответствующих обращений пользователей; полная авторизация всей внесенной в базу данных информации. Разработанная информационная система может использоваться как готовая система для офиса средней фирмы. Однако, вряд ли такая возможность сегодня актуальна. Более реальными являются следующие варианты: поставка готовой системы вместе с проектом, выполненным в CASE или в Grindery Grabber, вместе с соответствующим средством разработки и обучением программистов заказчика работе с этими средствами; поставка проекта, выполненного в CASE или в Grindery Grabber, и прототипа системы, то есть программы со всеми необходимыми функциональными возможностями по доступу к таблицам базы данных (ввод, модификация и удаление произвольных записей) без "наведения глянца" также с поставкой соответствующего средства разработки и обучением программистов заказчика работе с этими средствами; поставка средств разработки, обучение программистов заказчика работе с этими средствами и совместное выполнение проекта до произвольной стадии. Подобная технология и инструментарий позволяют достаточно быстро разработать офисную информационную систему с учетом конкретных требований, создать достаточно полно документированный проект и средства разработки, которые позволят по мере необходимости достаточно быстро модифицировать полученную систему в соответствии с новыми требованиями. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ Артемьев В. Методы и средства автоматизации учрежденческой деятельности, ЦБ РФ, // Ресурсы Интернет: citforum.udmnet.ru / ofis / ofis96 / 101.shtml Боэм Б., Браун Дж., Каспар X. и др. Характеристики качества программного обеспечения / Пер. с англ. Е.К. Масловского. - М.: Мир, 1991. Брябрин В.М. Программное обеспечение персональных ЭВМ. - 2-е изд., стер. - М.: Наука. Гл. ред. физ.-мат. лит., 1996. Дейл Т. Эволюция документных баз данных. // Ресурсы Интернет: Information Technology, 2000, tomdale@erols.com. Закис А. Технология создания и кастомизации офисных информационных систем. Ресурсы Интернет: DataX / Florin, сервер CIT Forum, Центр Информационных Технологий, 2000. citforum.udmnet.ru / ofis / ofis96 / 101.shtml Защита информации в персональных ЭВМ / Спесивцев А.В., Вегнер В.А., Крутяков А.Ю. и др. - М.: Радио и связь, МП "Веста", 1992. (Библиотека системного программиста). Использование Интернет: Пер. с англ. / Дж. Хоникат, М.Р. Браун, Т. Фронцковяк и др. - 4-е изд. - К.; М.; СПб: Издат. дом "Вильямс", 1998. - 592с.: ил. Кнут Д. Искусство программирования для ЭВМ.Т.1,2.-М.:Мир,1996. Липаев В.В. Проектирование программных средств. - М.: Высшая школа, 1990. Манере Г. Надежность программного обеспечения / Пер. с англ. Ю. Ю. Галимова: Под ред. В.Ш. Кауфмана. - М.: Мир, 1990. Мельников М. Аплодисменты вслед уходящему поезду. // Hard n Soft - 1999. - №9 - С. 26-35. Озерцковский С. Коммутация серверов. // Computer Weekly - 1998. - №41. Пермиков В.И., Савинков В.М. Толковый словарь по информатике, -2-е изд., доп. -М.: Финансы и статистика, 1995. Пилгрим А. Персональный компьютер: модернизация и ремонт: пер. с англ. - СПб.: BHV - Санкт - Петербург, 1999. - 528 с., ил. 2 Работа на этой странице представлена для Вашего ознакомления в текстовом (сокращенном) виде. Для того, чтобы получить полностью оформленную работу в формате Word, со всеми сносками, таблицами, рисунками, графиками, приложениями и т.д., достаточно просто её СКАЧАТЬ.  |
|
Банк готовых работ
Форма заказа
Скачать работу
экономические  Copyright © refbank.ru 2005-2024
Все права на представленные на сайте материалы принадлежат refbank.ru. Перепечатка, копирование материалов без разрешения администрации сайта запрещено. |
|